خرید دستگاه حضور غیاب برای هر سازمانی می تواند برای نظارت موثر بر بازدهی افراد و کمک به صرفه جویی در زمان ضروری باشد اما با وجود مدل ها و گزینه های مختلف انتخاب یک سیستم و دستگاه مناسب با نیازهای شما می تواند چالش برانگیز باشد.

در این مقاله سعی کردیم تمام آنچه که باید قبل از خرید سامانه حضور غیاب بدانید و چگونگی انتخاب بهترین دستگاه را به شما آموزش دهیم.

قدم اول شناختن انواع دستگاه حضور غیاب است

هنگام بررسی و مقایسه محصولات برای پیدا کردن دستگاهی که بالاترین تطابق با نیاز های شما دارد، با انواع سیستم های مختلف زیر رو به رو خواهید شد:

1- ساعت حضور غیاب کارتی:

به دو دسته دستگاه های کارتی کلاسیک (punch card) و سیستم های کارتی از راه دور تقسیم می شوند.

دستگاهی کلاسیک که امروزه فقط دیجیتالی شده اند کمترین هزینه و کمترین کارایی را دارند. کارمندان باید کارت خود را به صورت فیزیکی در دستگاه وارد کنند تا حضورشان ثبت شود. احتمال فرسودگی دستگاه و هزینه های تعمیر، امکان تقلب کارمندان و ... باعث شده نسل این دستگاه های کارت زنی منسوخ شود.

سیستم های کارتی با تکنولوژی پیشرفته تر هنوز در برخی از سازمان ها و اماکن مورد استفاده قرار می گیرد. به هر کارمند یک کارت دیجیتالی اختصاص داده می شود که می تواند آن را به دستگاه نزدیک کند و حضور خود را ثبت کند. این سیستم بسیار ساده و ارزان است اما مشکل بزرگ آن این است که چیزی نمی تواند مانع تقلب کارمندان و استفاده کارت ها به جای یکدیگر شود.

این سامانه بهتر است در مکان هایی استفاده شود که حضور افراد حالت اعتباری داشته باشد و به ازای هر حضور از اعتبار کارت شخص مبلغی کسر شود. به عنوان مثال مکان های ورزشی مانند باشگاه ها، استخرها و ... می توانند از این سیستم استفاده کنند. 

برخی از سیستم های کارتی پیشرفته تر هستند و می توانند علاوه بر حضور غیاب، به واسطه کارت جابجایی افراد در سازمانتان را هم ردیابی کنند.

2- حضور غیاب بیومتریک:

دستگاه های بیومتریک حضور غیاب با استفاده از تکنولوژی پیشرفته از تشخیص چهره، اثر انگشت، اسکن چشم و سایر شناسه های بیولوژیکی منحصر به فرد برای یک شخص استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که امکان تقلب در حضور و غیاب وجود ندارد.

این سیستم به تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری پیشرفته تری نیاز دارد پس در نتیجه هزینه آن برای مشتریان بالاتر است اما سرعت و دقت بالای دستگاه و همچنین قابلیت های فوق العاده نرم افزار حضورغیاب باعث می شود مدیران این هزینه را بپردازند.

3- حضور غیاب بر پایه وب (web-based login)

دنیای مدرن امروز کارمندان دورکار زیادی دارد و همه سازمان ها نمی توانند برای حضور غیاب کارمندان خود از دستگاه ها استفاده کنند. این سامانه بر پایه ورود کارمندان به حساب کاربری خود کار می کند و علاوه بر حضور غیاب، قابلیت های متنوع دیگری مانند تعریف وظیفه، زمان بندی تایم کاری، سامانه مرخصی ، محسابه حقوق و ... دارد.

به علت نداشتن دستگاه فیزیکی ساعت زنی، مشتریان فقط هزینه نرم افزار را می پردازند که باعث کاهش قابل توجه هزینه می شود. معمولا این نوع حضور و غیاب بین کسب و کارهای نوپا طرفدار زیادی دارد.

4-سیستم های حضور غیاب تلفنی

دنیای مدرن امروز کارمندان دورکار زیادی دارد و همه سازمان ها نمی توانند برای حضور غیاب کارمندان خود از دستگاه ها استفادهیکی از ارزان ترین سیستم ها با کارایی پایین سامانه تلفنی است که کارمندان با شماره گیری در تلفن و استفاده از صدایشان به عنوان ورودی، حضورشان را ثبت می کنند. این محصول به دلیل کیفیت بسیار پایین در دنیای پزدارش ارائه نمی شود.

بودجه شما بهترین راهنمای شما برای انتخاب سیستم حضور غیاب بهینه است

هزینه یکی از مهم ترین عواملی است که بهترین سیستم حضور غیاب را برای شما تعیین می کند. پس در این قسمت عوامل مو.ثر بر هزینه ها را به شما معرفی میکنیم تا درک عمیقی از آن داشته باشید.

1- هزینه سرور و نگهداری دیتابیس:

دستگاه های حضور و غیاب ورودی های کارمندان شما را با یک پایگاه داده مقایسه می کنند و برای ثبت آنها تصمیم می گیرند. از این رو کسب و کارها باید انتخاب کنند که می خواهند برای سرورهای ابری هزینه کنند یا سرورهای اختصاصی درون سازمانی.

پیشنهاد ما برای کسب و کارهای کوچک، سرورهای ابری است زیرا به صورت ماهیانه هزینه ای کوچک اما مداوم خواهید داشت با بهترین پشتیبانی و همگام سازی با آپدیت های نرم افزاری.

از طرفی دیگر اگر سازمان بزرگی دارید و یا روی اطلاعات کارمندان خود حساس هستید باید همان ابتدای فرایند نصب حضور غیاب در سازمان، هزینه ای برای خرید و نصب سرور اختصاصی و استخدام مسئول سرور اختصاص دهید. این هزینه ها سنگین ولی یک بار مصرف هستند و تصمیم با مدیر است که متحمل آن بشود یا خیر.

2- هزینه دستگاه حضور غیاب

اگر به تازگی بیزینسی را شروع کرده اید و بودجه شما محدود است ما به شما پیشنهاد می کنیم برای کاهش هزینه و همزمان حفظ کارایی دستگاه اقدام به خرید دستگاه حضور غیاب اثر انگشت کنید. این دستگاه بازدهی شرکت شما را بالا می برد و همزمان هزینه های سنگین به شما تحمیل نمی کند.

اگر سازمان متوسط یا بزرگی هستید و مشکل هزینه ندارید، خرید دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره را اولویت خود بگذارید. این دستگاه ها از جدیدترین الگوریتم ها برای تشخیص کارمندان استفاده می کند و علاوه بر آن، امکانات فوق العاده نرم افزارهای ما به مدیران مجموعه های بزرگ در صرفه جویی وقت و مدیریت بازدهی کمک بزرگی می کند.

3- هزینه تعداد دستگاه

آیا یک عدد دستگاه برای ثبت ورود و خروج برای شما کافی است؟ پاسخ این سوال به تعداد کارمندان شما بستگی دارد. اگر تعداد کارمندان زیاد باشد و همگی برای وقت ناهار بخواهند این زمان را در سیستم ثبت کنند و شما فقط یک دستگاه تهیه کرده باشید، صف طولانی و خسته کننده ای از کارمندان به وجود می آورید که ضرر زیادی به سازمان شما وارد می کند.

برای جبران این مشکل یا باید تعداد دتسگاه ها را بالا ببرید یا تنظیمات را شخصی سازی کنید که به شما توصیه می شود حتما با مشاوران دنیای پردازش صحبت کنید تا تجربیاتشان را در اختیار شما قرار بدهند.

4- ظرفیت دستگاه

اگر تعداد کارمندان زیاد باشد، به سخت افزارهایی با گنجایش بالاتری نیاز خواهید داشت. دستگاه های ساعت زنی دنیای پردازش از هزار تا ده هزار ظرفیت تنوع مدل دارند که حتی می توان با سفارش مشتری این ظرفغیت را بالاتر هم برد.

در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه باشیم؟

با وجود تنوع امروزی در بازار، تشخیص و یافتن سیستم حضور و غیاب متناسب با هر کسب و کار، عمل ساده ای نیست. کارشناسان بر این باورند که به هنگام خرید یک سیستم چندین مورد را باید در نظر بگیرید: آپشن های منعطف ردیابی (Time Tracking) : در جستجوی سیستمی باشید که کارمندان بتوانند با دستگاه های مختلف مانند کامپیوتر، تلفن هوشمند، تبلت، ساعت زمان سنج، تلفن و یا پیام کوتاه، تردد های خود را ثبت کنند.

 ثبت دقیق زمان: بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که کارفرمایان را قادر سازد طبق ساعاتی که پرسنل کار کرده اند، حقوق بپردازند. نه ساعاتی که موظف بوده اند کار کنند.

 پیگیری تمام امور وابسته به زمان: اطمینان حاصل کنید که سیستم مورد نظر فقط برای ثبت ورود و خروج فرد نباشد، بلکه کل برنامه کارمندان و نیز محاسبات مربوط به مرخصی و مأموریت را نیز مدیریت کند. علاوه براین، وقتی کارمندان بر روی پروژه ی خاصی کار می کنند، حقوق دهی باید طبق ساعات کاری که صرف پروژه شده است در نظر گرفته شود که این امر نیاز به سیستمی دارد که کار آنها را پیگیری و زمان دقیق را ثبت کند.

سازگار با گوشی های همراه: از آنجایی که بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از اداره کار می کنند (پرسنل مأمور)، سیستمی مناسب است که با گوشی های همراه سازگاری داشته باشد تا همه جا در دسترس باشد. در اپ موبایل یا نسخه موبایل نرم افزار حضور و غیاب، نه تنها لازم است پرسنل خارج از اداره بتوانند آغاز و پایان کار خود را ثبت کنند بلکه لازم است که کارفرما بتواند از موقعیت جغرافیایی آنها مطلع شود.

کاربرد آسان: در جستجوی سیستمی باشید که کار کردن با آن آسان باشد. کار با سیستم نباید دشوار باشد و نباید به آموزشهای طولانی مدت نیاز داشته باشد.

یکپارچه سازی: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه ها و نرم افزارهای دیگری که در سازمان استفاده می کنید سازگاری داشته باشد. مانند نرم افزارهای منابع انسانی یا حقوق و دستمزد.

هشدارهای سیستمی: برخی از سیستم ها اعلان هایی دارند که اگر کارمندان نزدیک به پایان ساعت کاری باشند و یا ورود و خروج خود را ثبت نکرده باشند، هشداری به آنها داده می شود. این نوع هشدار ها در کنترل هزینه ها موثر است.

ویژگی های حسابرسی: قابلیت مشاهده تغییرات داده شده توسط مدیران یا سوپروایزرها در تایم شیت ها (کارکردها).

اکنون به نکات مهمی اشراف پیدا کرده اید و آماده ی تصمیم گیری برای خرید یک سیستم حضور و غیاب بهینه هستید.

بررسی سامانه حضور غیاب مناسب برای کسب و کارهای مختلف

استارتاپ ها و کسب و کارهای کوچک

مدل پیشنهادی: سیستم های بیومتریک ساده

 یکی از مناسب ترین انتخاب ها برای کسب و کارهای نو خرید دستگاه حضور غیاب انگشتی است چون می تواند ثبت تردد و گزارش های ساده را تهیه کند و همزمان قیمت مناسبی دارد.

فروشگاه ها و رستوران ها و ادارات بزرگ

مدل پیشنهادی: حضور غیاب های بیومتریک با نرم افزار پیشرفته

 این دسته از مجموعه ها باید از دستگاهی استفاده کنند که دقت بالا داشته باشد و مدیر بتواند از قابلیت های متنوع نرم افزار برای شیفت بندی، مدیریت مرخصی، گزارش ها و ... استفاده کند.

 همچنین اگر می خواهید برای کارمندان سازمانتان غذا تهیه کنید و به هر کدام ژتون اختصاص دهید، می توانید از دستگاه صدور ژتون غذای دنیای پردازش استفاده کنید.

مراکز صنعتی، کارخانه ها، آزمایشگاه های شیمیایی و موارد مشابه

مدل پیشنهادی: حضور غیاب های با دوام بالا

 مدیران مراکز صنعتی می توانند دو انتخاب داشته باشند. انتخاب اول آن است که از یک دستگاه حضور و غیاب کارتی یا رمزی (PIN) استفاده کنند چرا که این دستگاه ها استقامت بیشتری در شرایط خشن و سخت از خود نشان می دهند اما باید بر روی کارمندان نظارت ایجاد شود تا به جای همدیگر کارت نزنند.

انتخاب دوم این است که از دستگاه های بیومتریک استفاده شود اما دستگاه باید در محیطی با نور و دمای مناسب قرار بگیرد و از برخورد اجسام به آن جلوگیری شود. دستگاه های حضور غیاب انگشتی ضد خش دنیای پردازش می توانند انتخاب مناسبی باشند به شرطی که هیچ ماده مخرب یا شیمیایی از طریق لمس کارمندان به سنسور تشخیص اثر انگشت آسیبی نرساند.

حضور غیاب دانش آموزان در مراکز تحصیلی

مدل پیشنهادی: دستگاه های بیومتریک پیشرفته

 اگر برای دانش آموزان سیستم حضور غیاب پیاده سازی می کنید آخرین مدل و تکنولوژی دستگاه های حضور غیاب به شما کمک می کند تا دانش آموزان از روش های مختفی حضور خود را ثبت کنند و گزارش حضورشان برای والدین یا موسسه به صورت پیامک (SMS) ارسال شود.

در حقیقت آنچه در مراکز آموزشی اهمیت بیشتری دارد مدل نرم افزار است.

مراکز بهداشتی، بیمارستان ها و ...

مدل پیشنهادی: دستگاه حضور غیاب تصویری

 بسیار مهم است که کارمندان این مراکز به دلیل رعایت نکات بهداشتی، تماس فیزیکی با دستگاه نداشته باشند. بنابراین حضور غیاب تصویری راه حلی سریع و مطمئن برای ثبت تردد این مراکز است.

در اینجا دستگاه های حضور غیابی را می بینیم که به گونه ای طراحی شده اند که چهره کارمندان با ماسک را هم بدون مشکل تشخیص می دهد.

PW 1880

مشاهده جزئیات

PW 1850

مشاهده جزئیات

PW 1850 L

مشاهده جزئیات

PW 1830

مشاهده جزئیات

مشاوران دنیای پردازش می توانند شما را راهنمایی کنند

دنیای پردازش با بیش از 30 سال سابقه خدمت رسانی به مشتریان با محصولات حضور و غیاب مفتخر است به صورت رایگان شما را در انتخاب بهینه ترین سامانه یاری بدهد. در صورتی که مایل هستید از نظرات و تجربیات ما استفاده کنید با شماره تلفن 02184288 تماس بگیرید یا به یکی از شعبه های دنیای پردازش در سراسر کشور مراجعه نمایید.

سوالات متداول

آیا خرید دستگاه حضور غیاب الزامی است؟

خیر. برخی از سازمان ها ممکن است ترجیح دهند کارمندان از طریق موبایل، اینترنت یا کامپیوتر درون سازمانی حضورشان را ثبت کنند. این تصمیم باعث می شود در هزینه صرفه جویی شود.

سیستم حضور و غیاب چگونه در مورد کارمندانی که خارج از اداره کار می کنند عمل می کند؟

این سیستم از ابزار جی. پی. اس برای کارمندانی که خارج از شرکت کار می کنند (پرسنل مأمور) استفاده می کند. برخی ازاین سیستم ها مجهز به Geofencing هستند و محدوده هایی را که کارمندان اجازه دارند ورود و خروجشان را ثبت کنند مشخص می کند. در حالیکه برخی از سیستم ها مجهز به Geolocation هستند و مکان دقیق کارمندان را هنگام شروع و اتمام کار ثبت می کند. سیستم حضور و غیاب با سیستم حقوق و دستمزد یکپارچه می شود و بدین صورت که به شما اجازه می دهد داده های حضور و غیاب را تنها با فشار یک دکمه به برنامه حقوق و دستمزد انتقال دهید.

سیستم حضور و غیاب چگونه PTO (مرخصی با حقوق) را مدیریت می کند؟

خیر. برخی از سازمان ها ممکن است ترجیح دهند کارمندان از طریق موبایل، اینترنت یا کامپیوتر درون سازمانی حضورشان را ثبت کنند.یک سیستم حضور و غیاب، امکانات گوناگونی در زمینه مرخصی در اختیار شما قرار می دهد. این سیستم، مرخصی های دریافتی، استفاده شده و باقی مانده را از هر نوع که باشند (استحقاقی، استعلاجی یا...) محاسبه می کند. در برخی سیستم های حضور و غیاب مانند نرم افزار حضور و غیاب دنیای پردازش، این امکان وجود دارد که پرسنل مستقیما درخواست مرخصی خود را در سیستم وارد کنند و از سوی دیگر به مدیران امکان می دهد درخواستهای مرخصی را رد و یا تأیید کنند.