نرم‌ افزار  حضور و غیاب

برنامه حضور و غیاب چیست؟

در کنار هر سخت‌افزار یا دستگاه حضور و غیاب، به یک نرم‌افزار نیز نیاز است تا اطلاعات خام تردد را پردازش و تبدیل به گزارش‌های مورد نیاز برای بخش کارگزینی، منابع انسانی و مدیریتی سازمان نماید. برخی از فواید و کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب عبارتند از:

• شیفت‌بندی پرسنل (اداری، گردشی، بیمارستانی)
• محاسبه اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری
• مدیریت مرخصی‌ها، مانده مرخصی‌ها، و مأموریت‌ها
• کنترل خروج پرسنل از محدوده‌های تعریف‌شده به کمک جی پی اس ( Geo-Fencing, Geo-Location)
• کنترل آنلاین تردد پرسنل
• گزارش و ویرایش کارت تردد فرد
• گزارش روزانه کارکرد
• گزارش ماهانه کارکرد
• محاسبه حقوق و امکان اتصال به درگاه پرداخت

نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند با سیستم پرسنلی، مالی، حقوق دستمزد و منابع انسانی مرتبط شود و مشخصات پرسنل را دریافت کند و همچنین خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد بگذارد.

چنانچه سازمان شما نرم افزار سلف و رستوران دنیای پردازش را نیز در اختیار داشته باشد، به کمک ارتباط این دو سیستم می‌توانید وضعیت حضور پرسنل در سازمان هنگام گرفتن ژتون غذا را کنترل کنید.

نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می کند؟

کارمندان حضور خود را با استفاده از روش های مختلف (مانند اسکن های بیومتریک، کارتزنی، ثبت حضور دستی با استفاده از موبایل و ...) ثبت می کنند و تمام اطلاعات در یک پایگاه داده (data base) دخیره می شود. هرکدام از نرم افزار ها ویژگی های خود را دارند و با استفاده از کدی که برنامه نویسان ما برای آن طراحی کرده اند، محاسبات مربوط به شیفت بندی، محاسبه حقوق، مرخصی و غیره را انجام می دهد و روی داده خام ورودی پردازش انجام می دهد.

چگونه نرم افزار حضور و غیاب مناسب کسب و کارمان را انتخاب کنیم؟

به طور کلی بهترین برنامه حضور و غیاب برای هر کسب و کاری باید ویژگی های رابط کاربری آسان و گسترش پذیری (Scalable) داشته باشد. بنابراین پیشنهاد می شود در صورتی که قصد خرید نرم افزار کنترل تردد پرسنل را دارید، یک نسخه آزمایشی یا دمو را از سازنده تهیه کنید و با آن کار کنید.

مطالب مرتبط: چه دستگاه حضور و غیابی را انتخاب کنیم؟

فاکتور بعدی سرور و محل ذخیره سازی داده های حضور کارمندان است. پیشنهاد می شود از سرورهای ابری استفاده کنید تا در هر زمان با داشتن اینترنت بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید و همچنین ریسک از دست رفتن اطلاعات را کاهش دهید. سرورهای ابری به کارمندان ریموت (کسانی که از راه دور کار می کنند) کمک می کند که از راه دور بتوانند زمان هایی که در حال کار هستند را ثبت کنند.

ترجیح کارفرمایان در انتخاب نوع نرم افزار نیز تاثیر گذار است. کسب و کارهای امروزی ترجیح می دهند کارمندانشان به سادگی و در سریع ترین زمان ممکن وارد سامانه شوند از این رو محبوبیت نرم افزار های زیر در حال افزایش است:

1- حضور و غیاب تحت وب کارا: یک آدرس URL به تمام کارکنان و مدیران داده می شود و با نام کاربری و رمز عبور وارد پنل می شوند. تنها چیزی که نیاز است یک دستگاه است که بتواند به اینترنت متصل شود. این نرم افزار معمولا در سازمان هایی استفاده می شود که به کارمندان خود یک دستگاه کامپیوتر درون سازمانی اختصاص می دهند. این سامانه برای موبایل هم بهینه شده و ریسپانسیو است.

2- اپلیکیشن حضور و غیاب دنیای پردازش برای موبایل: این محصول برای سیستم عامل های اندروید و ios طراحی شده و بسیار کاربردی است. دسترسی راحت و سریع به بخش های مختلف مانند ثبت حضور، درخواست تغییر شیفت، درخواست مرخصی و بسیاری موارد دیگر از ویژگی های این اپلیکیشن است. مدیران می توانند در هر لحظه از طریق موبایل تردد پرسنل را مانیتور کنند و ضمنا اطلاعات ثبت یا درخواست ها از طریق نوتیفیکشن موبایل (notification bar) به اطلاع مدیران خواهد رسید.

هنگام خرید نرم‌افزار حضور و غیاب در پی چه ویژگی‌هایی باشیم؟

1. منعطف باشد و امکان سفارشی‌سازی و اسکریپت‌نویسی با کمترین میزان تلاش و صرف وقت را داشته باشد.
2. امکان یک‌پارچه‌شدن با دیگر نرم‌افزارهای سازمان، مانند منابع انسانی، مالی و حقوق و دستمزد را از طریق وب سرویس فراهم کند.
3. شرکت تأمین‌کننده، کلاس آموزشی رایگان و دائمی در همه هفته‌های سال برای کار با نرم‌افزار داشته باشد.
4. شرکت تأمین‌کننده، محتوای آموزشی ویدیویی کامل و مناسب برای کار با نرم‌افزار حضور و غیاب در اختیار شما بگذارد.
5. شرکت تأمین‌کننده، خدمات پشتیبانی تلفنی و حضوری با کمترین زمان انتظار ارائه دهد.

پیشینه دنیای پردازش در زمینه تولید نرم‌افزار حضور و غیاب

پس از ارائه اولین ساعت حضور و غیاب شرکت، بنابر تقاضای مشتریان، در اوایل دهه 70 شمسی، نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان تحت DOS به مشتریان ارائه شد. با تکامل نرم‌افزار DOS، برنامه PWLAN به بازار ارائه شد که با توجه به امکانات و توانمندی‌ها در عین سادگی، هنوز هم در برخی از شرکت‌ها مورد استفاده می‌‏باشد.
با توجه به تنوع و گستره تقاضاهای مختلف مشتریان ایرانی در زمینه حضور و غیاب، دنیای پردازش به صورت پیشتاز در اواسط دهه 70 شمسی، امکان سفارشی‌سازی محاسبات روزانه و ماهانه با کمک اسکریپت‌های جانبی برنامه را ارائه کرد که در نوع خود در انعطاف کم نظیر بودند. در اواسط دهه 70، در کنار نرم‌افزار رایگان، یک نرم‌افزار پیشرفته به‌نام PWKara تحت DOS با زبان FoxPro ارائه شد که از نظر وسعت امکانات محاسباتی برای سازمان‌های پیچیده، کم‌نظیر بود.
در سال 1385 نسخه تحت ویندوز سیستم حضور و غیاب PWKaraWin به زبان دلفی تولید و به بازار نرم‌افزار ایران عرضه شد. در سال 1395 نرم‌افزار PWKaraWeb به زبان c# تحت وب ارائه شد.