کارت تردد یکی از روشهای رایج برای ثبت ورود و خروج کارکنان و کنترل دسترسی افراد در سازمانها، شرکتها، کارخانهها، ادارات و مجموعههای مختلف است. در این روش، هر کارمند یک کارت اختصاصی دریافت میکند و هنگام ورود یا خروج، کارت خود را مقابل دستگاه حضور و غیاب یا کارتخوان قرار میدهد تا اطلاعات تردد او ثبت شود.
اما کارت تردد دقیقاً چیست و چگونه کار میکند؟ آیا همه کارتهای تردد یکسان هستند؟ استفاده از کارت برای حضور و غیاب چه مزایا و محدودیتهایی دارد و آیا هنوز هم در مقایسه با روشهایی مانند اثر انگشت و تشخیص چهره انتخاب مناسبی است؟
در این مقاله به این پرسشها پاسخ میدهیم و در کنار معرفی انواع کارت، نحوه عملکرد، مزایا، محدودیتها و نکات خرید را بررسی میکنیم تا بتوانید متناسب با نیاز سازمان، روش مناسب ثبت تردد را انتخاب کنید.
کارت تردد چیست؟
کارت تردد یک کارت شناسایی الکترونیکی است که برای شناسایی یک کاربر در سیستمهای ثبت تردد یا کنترل دسترسی استفاده میشود. هر کارت معمولاً به یک کارمند یا کاربر اختصاص داده میشود و دستگاه حضور و غیاب یا کارتخوان، شناسه کارت را هنگام استفاده تشخیص میدهد.
کارت بهتنهایی وظیفه ثبت حضور و غیاب را انجام نمیدهد؛ بلکه کارت، دستگاه حضور و غیاب و نرمافزار مدیریت تردد در کنار یکدیگر یک سیستم کامل را تشکیل میدهند.
فرآیند کلی را میتوان به شکل زیر در نظر گرفت:
کارت کارمند ← دستگاه حضور و غیاب ← ثبت زمان تردد ← انتقال اطلاعات به نرمافزار ← محاسبه و گزارشگیری
به همین دلیل، هنگام انتخاب سیستم کارت تردد نباید فقط به نوع کارت توجه کرد؛ بلکه باید قابلیتهای دستگاه و نرمافزار مدیریت حضور و غیاب را نیز در نظر گرفت.
کارت تردد چگونه کار میکند؟
عملکرد کارت تردد به نوع فناوری استفادهشده در آن بستگی دارد، اما در یک سیستم رایج حضور و غیاب، فرآیند به شکل نسبتاً سادهای انجام میشود.
ابتدا برای هر کارمند یک کارت اختصاصی تعریف میشود و شناسه آن کارت در سیستم به اطلاعات همان کارمند متصل میشود.
برای مثال:
کارت شماره 1258 ← علی رضایی ← واحد منابع انسانی
زمانی که علی رضایی کارت خود را مقابل دستگاه قرار میدهد، دستگاه شناسه کارت را میخواند و آن را به کاربر مربوطه نسبت میدهد. سپس زمان دقیق تردد در حافظه دستگاه ثبت میشود.
اگر سیستم به نرمافزار حضور و غیاب متصل باشد، اطلاعات میتواند از طریق شبکه به نرمافزار منتقل شود تا مدیر یا مسئول منابع انسانی بتواند گزارشهای مربوط به ورود، خروج، تأخیر، اضافهکاری و کارکرد کارکنان را بررسی کند.
بنابراین، مهمترین اجزای یک سیستم کارت تردد عبارتاند از:
کارت شناسایی کارکنان
دستگاه حضور و غیاب یا کارتخوان
شبکه یا روش انتقال اطلاعات
کارت تردد از چه اطلاعاتی تشکیل شده است؟
در بسیاری از سیستمها، مهمترین دادهای که دستگاه از کارت دریافت میکند یک شناسه یا شماره کارت است. این شناسه سپس در نرمافزار به اطلاعات کارمند مربوط میشود. بنابراین نباید تصور کرد که همه اطلاعات پرسنلی فرد الزاماً روی خود کارت ذخیره شده است.
انواع کارت تردد کداماند؟
کارتهای مورد استفاده برای کنترل تردد از نظر فناوری و نحوه شناسایی با یکدیگر تفاوت دارند. به همین دلیل، قبل از خرید کارت یا دستگاه کارتخوان باید مشخص شود که دستگاه موردنظر از چه نوع کارتی پشتیبانی میکند.
۱. کارتهای بدون تماس یا RFID
یکی از رایجترین انواع کارت تردد، کارتهای بدون تماس است.
در این روش، کاربر معمولاً لازم نیست کارت را داخل دستگاه قرار دهد؛ بلکه کافی است آن را در فاصله مشخصی از کارتخوان قرار دهد تا شناسه کارت شناسایی شود.
این نوع کارت برای سازمانهایی مناسب است که سرعت ثبت تردد و سهولت استفاده اهمیت زیادی دارد.
از مزایای کارتهای بدون تماس میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
سرعت مناسب ثبت تردد
عدم نیاز به تماس فیزیکی با دستگاه
سهولت استفاده برای کارکنان
مناسب برای استفاده روزمره
امکان استفاده برای کنترل دسترسی
۲. کارتهای مغناطیسی
در کارتهای مغناطیسی، اطلاعات روی نوار مغناطیسی کارت ذخیره میشود و برای شناسایی باید کارت از طریق کارتخوان خوانده شود.
این فناوری در برخی سیستمهای قدیمیتر مورد استفاده قرار گرفته است، اما امروزه در بسیاری از پروژههای جدید، فناوریهای بدون تماس به دلیل سهولت استفاده و سرعت بیشتر مورد توجه قرار گرفتهاند.
۳. کارتهای دارای بارکد یا QR Code
برخی سیستمهای کنترل تردد میتوانند از بارکد یا QR Code برای شناسایی افراد استفاده کنند.
در این روش، شناسه فرد به صورت یک کد قابل اسکن روی کارت چاپ میشود و دستگاه یا اسکنر آن را میخواند.
البته این روش با کارتهای RFID متفاوت است و انتخاب آن باید بر اساس نوع کاربرد، محیط استفاده و امکانات سیستم انجام شود.
کارت حضور و غیاب چه تفاوتی با کارت تردد دارد؟
دو عبارت کارت تردد و کارت حضور و غیاب در بسیاری از مواقع به جای یکدیگر استفاده میشوند، اما از نظر کاربرد میتوان میان آنها تفاوت قائل شد.
کارت تردد اصطلاحی گستردهتر است و میتواند برای ثبت ورود و خروج یا کنترل دسترسی افراد در بخشهای مختلف یک مجموعه استفاده شود.
اما کارت حضور و غیاب بیشتر با هدف ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان و محاسبه کارکرد آنها مورد استفاده قرار میگیرد.
برای مثال، یک شرکت ممکن است از کارت برای ورود به ساختمان استفاده کند و همزمان از همان کارت برای ثبت ساعت ورود و خروج کارمند نیز بهره ببرد.
در نتیجه، کارت میتواند بخشی از یک سیستم جامع کنترل تردد و حضور و غیاب باشد.
مزایای استفاده از کارت تردد در حضور و غیاب
استفاده از کارت برای ثبت تردد کارکنان همچنان برای بسیاری از سازمانها یک روش کاربردی است. دلیل این موضوع، سادگی، سرعت و هزینه مناسب این روش در بسیاری از پروژههاست.
سرعت بالای ثبت تردد
در سیستمهای بدون تماس، کارمند تنها با نزدیک کردن کارت به دستگاه میتواند تردد خود را ثبت کند.
این ویژگی در سازمانهایی که تعداد زیادی کارمند در زمان مشخص وارد یا خارج میشوند اهمیت زیادی دارد.
سهولت استفاده
کارمند نیازی به حفظ رمز یا انجام فرآیند پیچیدهای ندارد. کافی است کارت اختصاصی خود را همراه داشته باشد.
مناسب برای سازمانهای پرتعداد
در مجموعههایی مانند کارخانهها، شرکتها، ادارات و سازمانهایی که تعداد کارکنان زیادی دارند، استفاده از کارت میتواند فرآیند ثبت تردد را ساده کند.
امکان استفاده برای کنترل دسترسی
کارت تنها برای حضور و غیاب کاربرد ندارد. در صورت پشتیبانی سیستم، میتوان از آن برای کنترل ورود افراد به اتاقها، طبقات، درهای ورودی یا بخشهای مشخص استفاده کرد.
امکان ترکیب با روشهای دیگر
یکی از نکات مهم درباره کارت تردد این است که امروزه استفاده از کارت الزاماً به معنای استفاده از یک دستگاه صرفاً کارتخوان نیست. بسیاری از دستگاههای جدید حضور و غیاب بهصورت ترکیبی طراحی شدهاند و میتوانند در کنار کارت، روشهایی مانند اثر انگشت و تشخیص چهره را نیز پشتیبانی کنند.
به این ترتیب، یک سازمان میتواند دستگاهی خریداری کند که قابلیت ثبت تردد با کارت را داشته باشد و در عین حال از سایر روشهای شناسایی نیز استفاده کند. این موضوع به سازمان اجازه میدهد بر اساس شرایط کارکنان، محیط کاری و سطح امنیت موردنیاز، روش مناسب را انتخاب کند.
معایب کارت تردد چیست؟
کارت تردد در کنار مزایایی که دارد، محدودیتهایی نیز دارد که باید پیش از انتخاب سیستم در نظر گرفته شوند.
احتمال گم شدن کارت
برخلاف ویژگیهای بیومتریک مانند اثر انگشت یا چهره، کارت یک شیء فیزیکی است و ممکن است توسط کارمند گم یا فراموش شود.
امکان استفاده شخص دیگر از کارت
اگر سیستم فقط بر اساس کارت کار کند، فرد دیگری در صورت دسترسی به کارت ممکن است بتواند از آن برای ثبت تردد استفاده کند.
البته این موضوع با استفاده همزمان از روشهای شناسایی دیگر یا سیاستهای مناسب کنترل تردد قابل مدیریت است.
نیاز به صدور و مدیریت کارت
در سازمانهایی با تعداد کارکنان زیاد، واحد منابع انسانی یا مدیر سیستم باید فرآیند صدور، تعریف، تعویض و غیرفعالسازی کارتها را مدیریت کند.
وابستگی به نوع دستگاه
هر کارتی لزوماً با هر دستگاهی سازگار نیست. بنابراین باید قبل از خرید، فناوری کارت و سازگاری آن با دستگاه حضور و غیاب بررسی شود.
کارت تردد بهتر است یا اثر انگشت و تشخیص چهره؟
پاسخ این سؤال برای همه سازمانها یکسان نیست. انتخاب روش مناسب باید بر اساس سرعت موردنیاز، شرایط محیطی، سطح امنیت، تعداد کارکنان و نحوه استفاده انجام شود.
اگر سرعت و سادگی اولویت اصلی باشد، کارت میتواند گزینه مناسبی باشد. اگر جلوگیری از جابهجایی هویت اهمیت بیشتری داشته باشد، روشهای بیومتریک مزیت دارند. در بسیاری از سازمانها نیز ترکیب چند روش، انعطاف بیشتری ایجاد میکند.
| روش شناسایی | مزیت اصلی | محدودیت اصلی |
|---|---|---|
| کارت | سریع و ساده | امکان گم شدن یا جابهجایی |
| اثر انگشت | بدون نیاز به کارت | شرایط محیطی میتواند روی عملکرد اثر بگذارد |
| تشخیص چهره | بدون تماس و بدون نیاز به کارت | هزینه و نیاز به شرایط مناسب نصب |
| رمز عبور | ساده و کمهزینه | امکان فراموشی یا اشتراک رمز |
اگر سازمانی به دنبال سادگی و سرعت باشد، کارت میتواند گزینه مناسبی باشد.
اگر جلوگیری از جابهجایی هویت برای سازمان اهمیت بیشتری داشته باشد، استفاده از روشهای بیومتریک مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره میتواند انتخاب مناسبتری باشد.
در بسیاری از پروژهها نیز بهترین راهکار، استفاده از دستگاههای چندمنظوره است که چند روش شناسایی را در اختیار کاربر قرار میدهند.
دستگاههای حضور و غیاب ترکیبی (کارت در کنار فناوریهای جدید)
با رشد فناوریهای شناسایی و توسعه دستگاههای حضور و غیاب، امروزه بسیاری از دستگاههای جدید بهصورت ترکیبی طراحی میشوند. یعنی یک دستگاه میتواند از چند روش شناسایی مانند کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و رمز عبور پشتیبانی کند.
در بسیاری از این دستگاهها، قابلیت ثبت تردد با کارت همچنان وجود دارد؛ بنابراین استفاده از کارت به معنی محدود شدن سازمان به یک فناوری قدیمی نیست. یک مجموعه میتواند دستگاهی ترکیبی انتخاب کند و در کنار کارت، از امکانات دیگری مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره نیز استفاده کند.
برای مثال، ممکن است کارکنان یک سازمان برای ثبت تردد روزانه از کارت استفاده کنند، در حالی که برای بخشهایی که کنترل هویت دقیقتری اهمیت دارد، از اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده شود.
این انعطافپذیری باعث شده انتخاب دستگاههای ترکیبی برای بسیاری از سازمانها گزینه مناسبی باشد؛ زیرا مجموعه میتواند متناسب با شرایط خود از یک یا چند روش شناسایی استفاده کند و در صورت تغییر نیازهای سازمان، همچنان امکان استفاده از قابلیتهای دیگر دستگاه را داشته باشد.
بنابراین هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، بهتر است به جای اینکه صرفاً به دنبال «دستگاه کارتی» باشید، بررسی کنید آیا دستگاه موردنظر قابلیت کارت را در کنار سایر روشهای شناسایی نیز ارائه میدهد یا خیر.
.jpg)
آیا دستگاه حضور و غیاب کارتخوان برای همه سازمانها مناسب است؟
خیر. انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید بر اساس شرایط واقعی سازمان انجام شود.
برای مثال، یک دفتر اداری کوچک ممکن است تنها به یک روش ساده برای ثبت ورود و خروج کارکنان نیاز داشته باشد؛ در حالی که یک کارخانه با تعداد زیاد نیروی انسانی، شیفتهای کاری مختلف و رفتوآمد بالا، به سیستم کاملتری نیاز دارد.
در انتخاب دستگاه کارتخوان باید موارد زیر بررسی شوند:
تعداد کارکنان
تعداد تردد روزانه
تعداد شیفتها
محل نصب دستگاه
شرایط محیطی
نیاز به کنترل دسترسی
روش انتقال اطلاعات
ظرفیت ثبت تردد
قابلیت اتصال به نرمافزار
امکان استفاده همزمان از چند روش شناسایی
بنابراین، بهترین دستگاه حضور و غیاب الزاماً گرانترین دستگاه نیست؛ بلکه دستگاهی است که با نیاز واقعی سازمان هماهنگ باشد.
دستگاههای ترکیبی؛ یک راهکار منعطف برای سازمانها
در بسیاری از سازمانها، انتخاب تنها یک روش شناسایی ممکن است بهترین تصمیم نباشد.
برای مثال ممکن است سازمانی بخواهد کارکنان اداری با کارت تردد کنند، اما برای برخی بخشهای حساس از اثر انگشت یا تشخیص چهره نیز استفاده شود.
به همین دلیل دستگاههای ترکیبی میتوانند انعطاف بیشتری ایجاد کنند.
برای نمونه، دستگاه uFace 202 از روشهایی مانند اثر انگشت و کارت بدون تماس پشتیبانی میکند و میتواند برای سازمانهایی که به استفاده از چند روش شناسایی نیاز دارند، گزینه مناسبی باشد.
در چنین سیستمهایی، سازمان میتواند بر اساس شرایط خود روش مناسب را انتخاب کند و الزاماً به یک فناوری محدود نباشد.
کارت تردد در چه مکانهایی کاربرد دارد؟
سیستم کارت تردد را میتوان در طیف گستردهای از سازمانها و مجموعهها استفاده کرد، از جمله:
شرکتها و دفاتر اداری
کارخانهها و واحدهای صنعتی
سازمانها و ادارات
مراکز آموزشی
بیمارستانها و مراکز درمانی
شرکتهای پخش
انبارها و مراکز لجستیکی
مجتمعهای تجاری
مراکز خدماتی
مجموعههای دارای شیفت کاری
در محیطهایی که تعداد کارکنان زیاد است، سرعت ثبت تردد اهمیت بالایی دارد. در چنین شرایطی استفاده از کارت بدون تماس میتواند فرآیند ورود و خروج را سادهتر کند.
هنگام خرید سیستم کارت تردد به چه نکاتی توجه کنیم؟
خرید یک کارت یا دستگاه کارتخوان به تنهایی برای ایجاد یک سیستم مناسب حضور و غیاب کافی نیست.
قبل از خرید بهتر است این موارد را مشخص کنید:
۱. فناوری کارت
مشخص کنید دستگاه از چه نوع کارتی پشتیبانی میکند و آیا کارتهای موردنظر شما با آن سازگار هستند یا خیر.
۲. ظرفیت دستگاه
اگر سازمان تعداد زیادی کارمند دارد، ظرفیت تعریف کاربران و ثبت رویدادهای تردد اهمیت زیادی پیدا میکند.
۳. روش انتقال اطلاعات
بررسی کنید دستگاه چگونه اطلاعات را به نرمافزار منتقل میکند؛ برای مثال از طریق شبکه یا روشهای ارتباطی دیگر.
۴. نرمافزار حضور و غیاب
دستگاه تنها بخشی از سیستم است. نرمافزار باید بتواند اطلاعات تردد را دریافت و گزارشهای موردنیاز سازمان را تولید کند.
۵. قابلیت توسعه
اگر احتمال میدهید در آینده به روشهایی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا کنترل دسترسی نیاز پیدا کنید، بهتر است دستگاهی انتخاب شود که قابلیت توسعه مناسبی داشته باشد.
۶. شرایط محل نصب
محل نصب، میزان رفتوآمد، شرایط محیطی و تعداد کاربران روزانه میتوانند روی انتخاب دستگاه مناسب تأثیر بگذارند.
راهنمای انتخاب دستگاه حضور و غیاب کارتی بر اساس تعداد کارکنان
تعداد کارکنان یکی از اولین عواملی است که هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید در نظر گرفته شود. البته تعداد پرسنل بهتنهایی تعیینکننده نیست و عواملی مانند تعداد تردد روزانه، تعداد ورودیها، شیفتهای کاری و نیاز به استفاده همزمان از چند روش شناسایی نیز اهمیت دارند.
با این حال، میتوان برای انتخاب اولیه دستگاه، تعداد کارکنان را بهعنوان یک معیار کاربردی در نظر گرفت.
سازمانهای کوچک؛ کمتر از ۵۰ کارمند
برای شرکتها و دفاتر کوچک که تعداد کارکنان آنها کمتر از ۵۰ نفر است، معمولاً نیازی به دستگاههای بسیار پیچیده و پرظرفیت وجود ندارد.
در چنین مجموعههایی، مواردی مانند سرعت ثبت تردد، سهولت استفاده، ارتباط با نرمافزار و پشتیبانی از کارت یا سایر روشهای شناسایی موردنیاز اهمیت بیشتری دارند.
اگر هدف سازمان صرفاً ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان باشد، یک دستگاه کارتخوان ساده و متناسب با تعداد کاربران میتواند نیاز مجموعه را برطرف کند.
سازمانهای متوسط؛ حدود ۵۰ تا ۲۰۰ کارمند
با افزایش تعداد کارکنان، ظرفیت دستگاه و نحوه مدیریت اطلاعات تردد اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در این شرایط بهتر است هنگام انتخاب دستگاه به مواردی مانند:
ظرفیت تعریف کاربران
ظرفیت ذخیره ترددها
سرعت ثبت ورود و خروج
قابلیت اتصال به شبکه
سازگاری با نرمافزار حضور و غیاب
امکان استفاده از چند روش شناسایی
توجه شود.
در سازمانهای متوسط، انتخاب دستگاهی که بتواند در آینده نیز پاسخگوی افزایش تعداد کارکنان باشد، میتواند از تعویض زودهنگام تجهیزات جلوگیری کند.
سازمانهای بزرگ؛ بیش از ۲۰۰ کارمند
در سازمانهای بزرگ، انتخاب دستگاه صرفاً بر اساس تعداد کاربران انجام نمیشود. حجم تردد، تعداد ورودیها، شیفتهای کاری و نحوه مدیریت چند دستگاه نیز اهمیت زیادی پیدا میکند.
برای چنین مجموعههایی بهتر است سیستمی انتخاب شود که علاوه بر ظرفیت مناسب، امکان مدیریت متمرکز اطلاعات را داشته باشد.
در صورت وجود چند ورودی یا ساختمان، ممکن است استفاده از چند دستگاه و انتقال اطلاعات آنها به یک نرمافزار مرکزی، راهکار مناسبتری نسبت به استفاده از یک دستگاه باشد.
همچنین اگر سازمان به کنترل دسترسی در بخشهای مختلف نیاز داشته باشد، بهتر است دستگاهها و نرمافزار انتخابشده قابلیت توسعه و پشتیبانی از سناریوهای مختلف کنترل تردد را داشته باشند.
آیا فقط تعداد کارکنان برای انتخاب دستگاه کافی است؟
خیر. تعداد کارکنان تنها یک معیار اولیه است.
فرض کنید دو شرکت هر دو ۱۰۰ کارمند دارند. شرکت اول یک دفتر اداری با یک ورودی دارد و بیشتر کارکنان در ساعات مشخصی وارد ساختمان میشوند. شرکت دوم یک کارخانه با چند ورودی، شیفتهای مختلف و حجم بالای تردد دارد.
اگرچه تعداد کارکنان هر دو شرکت یکسان است، اما نیاز آنها به سیستم حضور و غیاب یکسان نخواهد بود.
بنابراین، هنگام انتخاب دستگاه باید این عوامل را در کنار تعداد کارکنان بررسی کرد:
تعداد کارکنان + حجم تردد + تعداد ورودیها + شیفتهای کاری + روش شناسایی + نیازهای نرمافزاری
در نتیجه، به جای اینکه صرفاً بر اساس تعداد پرسنل یک دستگاه انتخاب شود، بهتر است ابتدا نیاز واقعی سازمان مشخص و سپس دستگاه مناسب انتخاب شود.
آیا هنوز خرید دستگاه حضور و غیاب کارتی منطقی است؟
با وجود توسعه فناوریهایی مانند تشخیص چهره و اثر انگشت، کارت تردد همچنان میتواند برای بسیاری از سازمانها یک روش کاربردی باشد. البته امروزه انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب لزوماً به معنی انتخاب بین «کارت» یا «فناوریهای بیومتریک» نیست.
بسیاری از دستگاههای جدید بهصورت ترکیبی طراحی شدهاند و امکان استفاده از کارت را در کنار روشهایی مانند اثر انگشت و تشخیص چهره فراهم میکنند. بنابراین یک سازمان میتواند دستگاهی انتخاب کند که کارت را بهعنوان یکی از روشهای ثبت تردد در اختیار داشته باشد و همزمان از قابلیتهای بیومتریک دستگاه نیز استفاده کند.
این رویکرد بهخصوص برای سازمانهایی مفید است که میخواهند ضمن حفظ سادگی و سرعت کارت، امکان استفاده از روشهای شناسایی دقیقتر را نیز داشته باشند.
در واقع، انتخاب بین کارت، اثر انگشت و تشخیص چهره نباید صرفاً بر اساس جدیدتر بودن فناوری انجام شود. باید بررسی کرد سازمان دقیقاً چه مشکلی دارد و کدام روش میتواند آن را با کمترین پیچیدگی حل کند.
برای یک مجموعه ممکن است کارت بهترین انتخاب باشد و برای مجموعهای دیگر دستگاه تشخیص چهره یا اثر انگشت گزینه مناسبتری باشد.
حتی در برخی سازمانها، ترکیب چند روش شناسایی میتواند نتیجه بهتری ایجاد کند.
همچنین می توانید با مطالعه مقاله راهنمای جامع انتخاب سیستم حضور و غیاب اطلاعات کاملی در رابطه با انتخاب دستگاه مورد نظر خود بدست آورید.
جمعبندی
کارت تردد یک ابزار شناسایی الکترونیکی برای ثبت ورود و خروج یا کنترل دسترسی افراد است که در کنار دستگاه حضور و غیاب و نرمافزار مدیریت تردد، یک سیستم کامل کنترل حضور و غیاب را تشکیل میدهد.
کارتهای بدون تماس یکی از رایجترین گزینهها برای این کاربرد هستند و به دلیل سرعت و سهولت استفاده، در بسیاری از شرکتها، کارخانهها و سازمانها مورد استفاده قرار میگیرند.
با این حال، کارت تنها یکی از روشهای شناسایی است. اگر احتمال گم شدن کارت، استفاده مشترک یا جابهجایی کارت برای سازمان مشکلساز باشد، میتوان از روشهایی مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده کرد یا دستگاهی را انتخاب کرد که چند روش شناسایی را بهصورت همزمان در اختیار سازمان قرار میدهد.
بنابراین، هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب، بهتر است به جای تمرکز صرف بر نوع کارت یا دستگاه، کل سیستم شامل روش شناسایی، دستگاه، نرمافزار، ظرفیت، شرایط محیطی و نیازهای سازمان را در نظر بگیرید.
در نهایت، یک سیستم مناسب حضور و غیاب سیستمی نیست که صرفاً ورود و خروج را ثبت کند؛ بلکه باید بتواند اطلاعات تردد را به دادهای دقیق و قابل استفاده برای مدیریت منابع انسانی، محاسبه کارکرد و تصمیمگیری سازمانی تبدیل کند.