اگر به‌تازگی کسب‌وکار کوچکی راه‌اندازی کرده‌اید و حالا زمان مدیریت دقیق‌تر نیروی انسانی فرا رسیده، احتمالاً خرید دستگاه حضور و غیاب یکی از اولین دغدغه‌های شماست. برخلاف تصور رایج، حضور و غیاب فقط مخصوص شرکت‌های بزرگ نیست. برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک، داشتن یک سیستم ساده و مطمئن جهت ثبت ورود و خروج کارکنان، نه‌تنها از سوء‌تفاهم و بی‌نظمی جلوگیری می‌کند، بلکه پایه‌ای حرفه‌ای برای توسعه آینده شرکتتان ایجاد می‌کند.
اما انتخاب دستگاه مناسب از بین ده‌ها مدل و برند موجود در بازار، ممکن است گیج‌کننده باشد. به‌خصوص وقتی امکانات زیاد، قیمت‌های متفاوت و اصطلاحات فنی وارد ماجرا می‌شوند. این مقاله برای مدیرانی است که به دنبال یک راه‌حل قابل اتکا، اقتصادی و ساده برای مدیریت حضور و غیاب تیم کوچک و کم تعدادشان است.
ویژگی‌های ضروری دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارهای کوچک
قبل از هر چیز، باید بگوییم که خرید حضور غیاب سلیقه ایست و ممکن است برخی بخواهند با وجود اینکه هزینه زیاد ضروری نیست اما مدل‌های پیشرفته و گران قیمت را انتخاب کنند.
اگر شما صاحب یک کسب‌وکار کوچک هستید—مثلاً با ۵ تا ۳۰ نفر پرسنل—نباید فریب ظاهر یا امکانات پیشرفته دستگاه‌های گران‌قیمت را بخورید. آنچه واقعاً اهمیت دارد، تناسب دستگاه با نیاز واقعی شرکت شماست. در این بخش، دقیقاً مشخص می‌کنیم که چه ویژگی‌هایی باید در دستگاه حضور و غیاب مخصوص کسب‌وکارهای کوچک وجود داشته باشد تا هم کارتان راه بیفتد، هم دچار هزینه یا پیچیدگی بی‌مورد نشوید.
1. ظرفیت مناسب
دستگاهی انتخاب کنید که ظرفیت ثبت حداقل ۵۰ تا ۱۰۰ کارمند را داشته باشد. این ظرفیت برای سال‌ها پاسخ‌گوی رشد آهسته تیم شماست و از نظر هزینه هم به‌صرفه‌تر است.
2. روش ثبت ساده (اثر انگشت یا کارت)
با وجود محبوبیت بالای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره دنیای پردازش، هزینه بیشتر آن نسبت به دستگاه‌های ورود خروج پرسنل با اثر انگشت، باعث شده برخی شرکت‌های کوچک دستگاه‌های انگشتی را انتخاب کنند. دستگاه‌های ما علاوه بر روش تشخیص اثر انگشت، برای شرایط اضطراری حضور غیاب با کارت الکترونیکی را هم فراهم کرده است.
3. نرم افزار فارسی ساده و قابل فهم (رابط کاربری مناسب)
نیازی نیست نرم افزار حضور و غیاب روی دستگاهتان ویژگی‌های پیچیده‌ای داشته باشد اما بررسی کنید علاوه بر راحتی کار با آن، قابل نصب روی ویندوز، گزارش‌های روزانه و ماهانه قابل چاپ، امکان خروجی گرفتن با فرمت‌های اکسل و پی دی اف داشته باشد. همچنین نرم افزار باید بتواند به صورت آفلاین بدون نیاز به اینترنت داده‌ها را ثبت و کنترل کند.
4. قابلیت انتقال اطلاعات با USB
چون شرکت کوچک است و سیستم یکپارچه مالی و منابع انسانی وجود ندارد، ممکن است کنترل‌های حقوق و دستمزد به صورت دستی از روی خروجی دستگاه چک شود. دستگاهی که می‌خرید باید بتواند با یک فلش USB ساده، این خروجی را انتقال دهد.
5. پشتیبانی و گارانتی
یکی از مهمترین مواردی که باید هر دستگاه باید داشته باشد، گارانتی و پشتیبانی مناسب است. گاها دیده شده برخی فروشندگان، بدون آموزش مشتریان را بعد از خرید رها می‌کنند و یا حتی نرم افزاری روی دستگاهشان نصب نیست! دنیای پردازش علاوه بر مشتریان فعلی، هنوز برای مشتریان قدیمی حتی برای دستگاه‌های از رده خارج شده پشتیبانی فراهم می‌کند.
6. قیمت متعادل و گارانتی واقعی
قیمت مناسب با گارانتی معتبر از یک شرکت پاسخ‌گو، به‌مراتب مهم‌تر از داشتن امکانات پیشرفته اما بی استفاده است. دستگاه‌هایی با قیمت میانه و گارانتی ۱ ساله عموماً بهترین انتخاب برای شرکت‌های کوچک‌اند.
7. باتری
کشورمان ایران، در سالهای اخیر با بحران انرژی و کمبود برق مواجه شده است. بررسی کنید دستگاهی که می‌خرید در صورت قطعی برق، بتواند به صورت خودکار انرژی خود را از باتری تامین کند.
تفاوت نیاز شرکت‌های کوچک با شرکت‌های بزرگ در انتخاب دستگاه حضور و غیاب
وقتی صحبت از انتخاب دستگاه حضور و غیاب می‌شود، درک تفاوت‌های واقعی بین نیازهای یک شرکت کوچک و یک سازمان بزرگ، کلید یک انتخاب درست است. اگر شرکت شما تازه تأسیس شده و تیمی کوچک دارد، قرار نیست سیستمی بخرید که برای یک مجموعه ۲۰۰ نفره طراحی شده. هرچقدر ابزار انتخابی‌تان متناسب‌تر باشد، هم هزینه‌ی کمتر پرداخت می‌کنید و هم کاربری ساده‌تری خواهید داشت.
برخی قابلیت‌های غیر ضروری برای دستگاه حضور و غیاب شرکت کوچک را در لیست زیر مشاهده کنید:
- دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره با دوربین دوگانه، هزینه زیادی دارد و برای شرکت کوچک ضروری نیست.
- دستگاه ساعت زنی شرکت کوچک نیازی به قابلیت اتصال به سرور مرکزی از طریق اینترنت ندارد. یک فلش می‌تواند اطلاعات تردد کارمندان را از دستگاه‌های ارزانتر منتقل به میز کار مدیر بکند.
- امکان اتصال به سیستم کنترل تردد درب‌ها فقط برای شرکت‌های بزرگ و توسعه یافته است و برای شرکت کوچک ضروری نیست.
تنظیم شیفت‌های پیچیده و چندگانه برای شرکت‌های بزرگ ضروری است اما شرکت‌های کوچک با یک نرم افزار ساده می‌توان ورود و خروج پرسنل را بررسی کرد. - قابلیت هماهنگی، اتوماسیون و یکپارچگی با سیستم‌های مالی حقوق و دستمزد ERP برای دستگاه حضور غیاب شرکت‌های با تعداد پرسنل کم به صرفه نیست. ماهانه اطلاعات را از دستگاه ارزانتر با فلش به کامپیوتر خود یا حسابدار‌تان منتقل کنید و دستی همه چیز را محاسبه کنید.
- ثبت هم‌زمان چندین کاربر با حسگرهای چندگانه، قابلیتی است که برای جلوگیری از ازدحام کارمندان و برای صرفه جویی وقت آنها در شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شود. در شرکت کوچک، این مشکل اتفاق نخواهد افتاد و نیازی به هزینه اضافی نیست.
- گزارش‌گیری لحظه‌ای از چند شعبه به‌صورت متمرکز
- امکان رمزنگاری داده‌ها برای سطوح دسترسی پیشرفته
- امکان یکپارچه‌سازی با سامانه‌های حضور غیاب ابری بین‌المللی
سخن نهایی
انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای یک شرکت کوچک، موضوعی نیست که بخواهید سرسری از کنارش عبور کنید. دستگاهی که بیش از حد پیچیده باشد، نه‌تنها هزینه‌ی اضافی روی دست شما می‌گذارد، بلکه می‌تواند باعث سردرگمی، خطای کاربری و حتی مقاومت پرسنل در استفاده از آن شود. از طرف دیگر، اگر دستگاه بیش از حد ساده و ابتدایی باشد، ممکن است در آینده نزدیک پاسخ‌گوی نیازهای شما نباشد.
همان‌طور که در این مقاله مرور کردیم، شناخت درست از نیازهای واقعی شرکت‌های کوچک و دوری از امکانات غیرضروری، مهمترین اصول در انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مناسب هستند.
برای راحتی بیشتر شما، یک صفحه‌ی راهنمای خرید حضور و غیاب تهیه کرده‌ایم که در آن به تفکیک هر کسب و کار اطلاعات لازم را به صورت رایگان قرار داده‌ایم. حتی اگر از ما خرید نمی‌کنید، در آن صفحه چک لیستی قرار داده‌ایم که باید از فروشنده بپرسید تا بهترین انتخاب را داشته باشید.
در نهایت، اگر هنوز بین گزینه‌ها مردد هستید یا سوالی درباره‌ی انتخاب مدل مناسب کسب‌وکارتان دارید، می‌توانید همین حالا با ما تماس بگیرید. با یک مشاوره تلفنی کوتاه، مسیر خریدتان را شفاف می‌کنیم تا سریع‌تر به انتخابی دقیق، کاربردی و به‌صرفه برسید.
شماره تماس دنیای پردازش برای مشاوره و خرید: 84288 - 021