با فرایند سیستمی شدن کنترل تردد پرسنل، مدیریت حضور و غیاب کارکنان یکی از مهمترین وظایف بخش منابع انسانی در هر سازمانی است. با روی کار آمدن دستگاههای حضور و غیاب و با استفاده از فناوریهای مختلف، این فرآیند را دقیقتر و سریعتر کردهاند.
یکی از رایجترین روشها، استفاده از کارت تردد است که به عنوان شناسهای منحصربهفرد برای هر کارمند عمل میکند. نکته جالب اینجاست که روش تعریف کارت، یکسان نیست و کاملاً به مدل و نوع دستگاه بستگی دارد. در برخی دستگاهها باید پای دستگاه بروید و کارت را کدگذاری کنید، حتی اگر نرمافزار همراه داشته باشند، در حالی که در مدلهای پیشرفتهتر، میتوانید همه چیز را از طریق نرمافزار مدیریت کنید.
انواع دستگاههای حضور و غیاب و تأثیر آن بر تعریف کارت تردد
برای شروع، بهتر است انواع دستگاههای کنترل تردد را بشناسیم، چون روش تعریف کارت مستقیماً به فناوری آنها وابسته است:
- دستگاههای کارتی ساده (RFID): این مدلها فقط با کارت کار میکنند. تعریف کارت معمولاً باید روی خود دستگاه انجام شود.
- دستگاههای بیومتریک (اثر انگشت یا چهره): اینجا کارت اغلب به عنوان روش پشتیبان استفاده میشود. تعریف کارت میتواند هم با نرمافزار و هم با دستگاه باشد.
- دستگاههای ترکیبی: از کارت، اثر انگشت، چهره و رمز پشتیبانی میکنند. اینها انعطافپذیرتر هستند و اغلب با نرمافزار ادغام میشوند، اما در بسیاری از مدلها کدگذاری کارت همچنان روی دستگاه لازم است.
- دستگاههای آنلاین یا ابری: دادهها مستقیماً به سرور ارسال میشوند و تعریف کارت بیشتر نرمافزاری است.
هر نوع از این مدل دستگاهها مزایای خودش را دارد. دستگاههای کارتی ارزان و سادهاند، اما بیومتریکها امنتر هستند. حالا بیایید به روشهای تعریف کارت بپردازیم.
تعریف کارت تردد مستقیماً روی دستگاه
در بسیاری از دستگاهها (حتی مدلهایی که نرمافزار پیشرفته همراه دارند) تعریف و کدگذاری کارت تردد باید حتماً پای دستگاه انجام شود. این روش مستقیم و بدون واسطه است و دلیل آن طراحی سختافزاری دستگاه است که برای خواندن و ثبت کد منحصربهفرد کارت RFID، نیاز به تماس فیزیکی با سنسور دارد:
- ورود به منوی ادمین: معمولاً با دکمه "منو" یا وارد کردن رمز مدیر، به تنظیمات میروید. در برندهایی مثل PW گزینه "ثبت کاربر" یا "کاربران" وجود دارد.
- وارد کردن اطلاعات پایه: شماره پرسنلی (شناسه منحصربهفرد) و گاهی نام را تایپ کنید. این اطلاعات میتواند بعداً با نرمافزار همگام شود.
- کدگذاری کارت: کارت RFID را جلوی سنسور دستگاه بگیرید. دستگاه کد کارت را میخواند و به شناسه کاربر متصل میکند. معمولاً با بوق یا پیام تأیید میشود. این مرحله اجباری است و نمیتوان آن را فقط از نرمافزار انجام داد.
- تست کارت: دوباره کارت را نزدیک کنید تا ببینید تردد ثبت میشود یا نه.
این روش در اکثر دستگاههای رایج بازار ضروری است، چون نرم افزار فقط اطلاعات را مدیریت میکند، اما کد واقعی کارت باید توسط سنسور دستگاه خوانده و ثبت شود.
تعریف کارت تردد از طریق نرم افزار حضور و غیاب
در دستگاههای مدرنتر، که با نرمافزار همراه هستند، میتوانید اطلاعات پرسنل و تخصیص شناسه را بدون رفتن پای دستگاه انجام دهید، اما در بسیاری موارد، کدگذاری نهایی کارت همچنان روی دستگاه لازم است. این روش برای مدیریت کلی راحتتر است:
- اتصال دستگاه به نرم افزار: از طریق USB، شبکه یا وایفای، دستگاه را به نرمافزار وصل کنید.
- ثبت پرسنل در نرم افزار: در بخش مدیریت کاربران، اطلاعات مثل نام، شناسه و شیفت را وارد نمایید.
- تخصیص اولیه کارت: شناسه کاربر را آماده کنید، اما برای فعالسازی واقعی، اغلب باید کارت را روی دستگاه کد کنید.
- ارسال دادهها به دستگاه و همگامسازی: اطلاعات به دستگاه منتقل میشود و پس از کدگذاری فیزیکی، کارت کاملاً فعال میگردد.
این روش در نرمافزارهایی مثل کارا وب رایج است. مزیتش مدیریت از راه دور و امکان ویرایش آسان است، اما نمیتواند جای کدگذاری فیزیکی را در اکثر مدلها بگیرد.
بهترین روش پیشنهادی: ترکیب هر دو رویکرد
حالا به نکته اصلی میرسیم: بهترین حالت، ترکیب تعریف در نرمافزار و کدگذاری فیزیکی روی دستگاه است. چرا؟ چون در اکثر دستگاهها، کدگذاری کارت روی دستگاه اجباری است، اما استفاده از نرمافزار برای ورود اطلاعات اولیه، همه چیز را منظمتر میکند.
در عمل، این ترکیب مشکلات رایج مثل "کارت شناخته نمیشود" را حل میکند. مثلاً اطلاعات را در نرمافزار وارد کنید، سپس پای دستگاه کارت را کد نمایید و همگامسازی کنید. مدیران باتجربه همیشه این روش را توصیه میکنند، چون در بلندمدت خطاها را کم میکند و گزارشگیری را دقیقتر میسازد.
نکات عملی برای تعریف و نگهداری کارت تردد
- از کارتهای باکیفیت استفاده کنید تا زود خراب نشوند.
- شناسهها را در نرمافزار و دستگاه یکسان نگه دارید.
- اگر کارت گم شد، فوراً آن را غیرفعال کنید.
- دستگاه را مرتب تمیز و بروزرسانی کنید.
- همیشه پس از کدگذاری، تست واقعی انجام دهید.
این نکات کوچک، تفاوت زیادی در عملکرد روزانه ایجاد میکنند.
نتیجهگیری
تعریف کارت تردد در دستگاه حضور و غیاب، بسته به نوع دستگاه میتواند نیازمند کدگذاری مستقیم روی دستگاه باشد یا با کمک نرمافزار مدیریت شود. هر روشی مزایای خودش را دارد، اما بهترین رویکرد ترکیب هر دو است تا با اطمینان کامل از سیستم استفاده کنید.
این کار نه تنها فرآیند تردد را روان میکند، بلکه به مدیریت بهتر منابع انسانی کمک مینماید. اگر در حال راهاندازی سیستم حضور و غیاب هستید، مشخصات دقیق مدل دستگاه را چک کنید تا بدانید کدگذاری فیزیکی اجباری است یا نه.
سوالات پرتکرار
1. آیا در دستگاههایی که نرمافزار دارند، باز هم باید پای دستگاه کارت را کد کرد؟
بله، در اکثر مدلها کدگذاری فیزیکی کارت روی دستگاه اجباری است، حتی اگر اطلاعات را در نرمافزار وارد کنید.
2. نحوه تعریف کارت تردد در دستگاه حضور و غیاب چگونه است؟
بسته به دستگاه: اغلب کدگذاری مستقیم روی دستگاه، همراه با مدیریت اطلاعات در نرمافزار.
3. آیا میتوان کارت تردد را فقط از نرمافزار تعریف کرد؟
در برخی مدلهای پیشرفته بله، اما در اکثر دستگاههای رایج، کدگذاری فیزیکی لازم است.
4. بهترین روش تنظیم کارت تردد چیست؟
ترکیب ورود اطلاعات در نرمافزار و کدگذاری روی دستگاه برای دقت بیشتر.
5. اگر کارت شناخته نشود، چه کنیم؟
شناسه را چک کنید، کارت را دوباره روی دستگاه کد کنید یا همگامسازی نمایید.