تصور کنید یک سازمان با چند شعبه در شهرهای مختلف فعالیت میکند و هر روز صدها تردد در واحدهای مختلف آن ثبت میشود. واحد منابع انسانی باید این اطلاعات را جمعآوری، بررسی و برای محاسبه کارکرد کارکنان آماده کند؛ در حالی که مدیران شعب نیز به اطلاعات مربوط به کارکنان خود نیاز دارند.
وقتی اطلاعات حضور و غیاب در سیستمهای جداگانه یا روی رایانههای مشخص نگهداری شود، مدیریت این حجم از اطلاعات میتواند پیچیدهتر و زمانبر شود. اینجاست که سیستم حضور و غیاب ابری میتواند راهکار متفاوتی ارائه دهد.
در سیستمهای ابری، اطلاعات حضور و غیاب در یک سامانه متمرکز مدیریت میشود و کاربران میتوانند بر اساس سطح دسترسی خود، از طریق مرورگر به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند. ثبت و پردازش تردد، محاسبه کارکرد، مدیریت شیفتها و گزارشگیری نیز میتواند در همین محیط انجام شود.
اما حضور و غیاب ابری دقیقاً چیست؟ چه تفاوتی با نرمافزارهای سنتی و تحت وب دارد؟ در صورت قطع اینترنت چه اتفاقی برای تردد کارکنان میافتد؟ این سیستم برای چه سازمانهایی مناسب است و هنگام انتخاب آن باید به چه نکاتی توجه کرد؟
در ادامه، سیستم حضور و غیاب ابری، نحوه عملکرد، مزایا و محدودیتها، امکانات، امنیت و نکات مهم انتخاب آن را بررسی میکنیم.
حضور و غیاب ابری چیست؟
حضور و غیاب ابری به سیستمی گفته میشود که اطلاعات تردد و کارکرد کارکنان را در یک سامانه متمرکز مدیریت میکند و کاربران میتوانند از طریق اینترنت و مرورگر به آن دسترسی داشته باشند. در این روش، اطلاعات ثبتشده از دستگاههای حضور و غیاب به سامانه منتقل شده و فرآیندهایی مانند محاسبه کارکرد، بررسی غیبت و کسرکار، مدیریت شیفتها و تهیه گزارشها در همان سامانه انجام میشود.
یکی از مهمترین ویژگیهای سیستم حضور و غیاب ابری، دسترسی بدون وابستگی به یک کامپیوتر مشخص است. به این ترتیب، مدیران و کارشناسان میتوانند با توجه به سطح دسترسی خود، اطلاعات موردنیاز را از طریق رایانه، تبلت یا تلفن همراه مشاهده و مدیریت کنند.
در این مدل، اطلاعات حضور و غیاب در یک محیط متمرکز قرار دارد و سازمان میتواند مدیریت تردد کارکنان در واحدها و شعب مختلف را سادهتر انجام دهد. همچنین بسیاری از فرآیندهایی که در روشهای سنتی نیازمند ورود و محاسبه دستی هستند، میتوانند بهصورت خودکار انجام شوند.
به زبان ساده، حضور و غیاب ابری یعنی انتقال مدیریت حضور، تردد و کارکرد کارکنان از یک سیستم محدود و وابسته به یک محل، به یک سامانه متمرکز و قابل دسترسی از طریق اینترنت.
تفاوت حضور و غیاب ابری، تحت وب و سنتی چیست؟
اصطلاحاتی مانند حضور و غیاب ابری، حضور و غیاب تحت وب و حضور و غیاب سنتی گاهی به جای یکدیگر استفاده میشوند؛ در حالی که از نظر نحوه استقرار سامانه و شیوه دسترسی کاربران میتوانند تفاوتهایی با یکدیگر داشته باشند.
در سیستمهای سنتی یا محلی، نرمافزار حضور و غیاب معمولاً روی یک رایانه یا سرور داخل سازمان نصب میشود و اطلاعات نیز در زیرساخت داخلی مجموعه نگهداری و مدیریت میشوند. در این مدل، دسترسی کاربران معمولاً به شبکه داخلی یا زیرساختی که سازمان برای دسترسی از راه دور فراهم کرده است وابسته است.
در سیستمهای تحت وب، رابط کاربری سامانه از طریق مرورگر در اختیار کاربران قرار میگیرد و نیازی نیست نرمافزار اصلی روی رایانه هر کاربر نصب شود. با این حال، محل استقرار سرور و نحوه مدیریت زیرساخت میتواند بسته به راهکار، داخل سازمان یا در یک زیرساخت دیگر باشد.
در سیستمهای ابری، سامانه و زیرساخت موردنیاز آن در یک محیط ابری میزبانی میشود و کاربران میتوانند از طریق اینترنت و مرورگر به سامانه دسترسی داشته باشند. در این مدل، نگهداری زیرساخت، بهروزرسانی سامانه و مدیریت بخش زیادی از منابع فنی میتواند توسط ارائهدهنده سرویس انجام شود.
بنابراین، تحت وب بودن لزوماً به معنای ابری بودن نیست. یک نرمافزار میتواند تحت وب باشد اما روی سرور داخلی سازمان اجرا شود؛ در حالی که یک سامانه ابری روی زیرساخت ابری میزبانی میشود و دسترسی کاربران از طریق اینترنت انجام میگیرد.
به زبان ساده، تفاوت اصلی را میتوان در سه موضوع خلاصه کرد: محل استقرار سامانه، نحوه دسترسی کاربران و مسئولیت نگهداری زیرساخت.
مزایای حضور و غیاب ابری
استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری میتواند بسیاری از فرآیندهای مربوط به ثبت و مدیریت تردد کارکنان را سادهتر و متمرکزتر کند. مهمترین مزایای این سیستم عبارتاند از:
دسترسی از هر مکان
مدیران و کارشناسان میتوانند با استفاده از مرورگر و بر اساس سطح دسترسی خود، اطلاعات حضور و غیاب را از مکانهای مختلف مشاهده و مدیریت کنند.
عدم نیاز به نصب نرمافزار روی سیستم کاربران
برای استفاده از سامانه، معمولاً نیازی به نصب نرمافزار روی تکتک رایانههای کاربران نیست و دسترسی از طریق مرورگر انجام میشود.
مدیریت متمرکز اطلاعات
اطلاعات تردد، کارکرد، غیبت و سایر دادههای مرتبط در یک محیط متمرکز قرار میگیرند و دسترسی به اطلاعات برای واحدهای مختلف سادهتر میشود.
مناسب برای سازمانهای چندشعبهای
سازمانهایی که دارای چند شعبه یا واحد در شهرهای مختلف هستند، میتوانند اطلاعات تردد کارکنان را در یک سامانه واحد مدیریت کنند.
کاهش خطاهای محاسباتی
با خودکار شدن بخش زیادی از فرآیند محاسبه کارکرد، غیبت، کسرکار و اضافهکاری، وابستگی به محاسبات دستی و احتمال خطای انسانی کاهش پیدا میکند.
دسترسی با دستگاههای مختلف
در صورت پشتیبانی سامانه، کاربران میتوانند با رایانه، تبلت یا تلفن همراه به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.
معایب حضور و غیاب ابری
با وجود مزایای متعدد، سیستم حضور و غیاب ابری نیز مانند هر راهکار دیگری محدودیتهایی دارد که هنگام انتخاب باید مورد توجه قرار بگیرند.
وابستگی به شبکه و اینترنت
در مدلهای ابری، دسترسی کاربران به سامانه معمولاً به وجود ارتباط شبکه و اینترنت وابسته است. بنابراین کیفیت و پایداری ارتباط شبکه اهمیت زیادی دارد.
اهمیت امنیت اطلاعات
اطلاعات حضور و غیاب و دادههای پرسنلی از اطلاعات مهم سازمان محسوب میشوند. به همین دلیل، انتخاب یک سامانه با سطح امنیت مناسب، مدیریت دسترسی و سازوکارهای حفاظت از اطلاعات ضروری است.
نیاز به انتخاب ارائهدهنده معتبر
عملکرد سیستم، پشتیبانی، نگهداری زیرساخت و دسترسی پایدار به سامانه تا حد زیادی به ارائهدهنده راهکار وابسته است. بنابراین سازمان باید پیش از انتخاب، سابقه، خدمات پشتیبانی و قابلیتهای فنی ارائهدهنده را بررسی کند.
محدودیت در برخی شرایط خاص
سازمانهایی با زیرساخت شبکه ضعیف یا شرایط عملیاتی خاص ممکن است نیاز داشته باشند پیش از استفاده از راهکار ابری، زیرساخت ارتباطی خود را بررسی و تقویت کنند.
در نتیجه، حضور و غیاب ابری زمانی میتواند انتخاب مناسبی باشد که امنیت، پایداری، دسترسی، پشتیبانی و قابلیت اتصال آن به دستگاهها و سایر سامانههای سازمان بهدرستی تأمین شده باشد.
سیستم حضور و غیاب ابری چگونه کار میکند؟
عملکرد سیستم حضور و غیاب ابری را میتوان در چند مرحله ساده توضیح داد. ابتدا تردد کارکنان از طریق دستگاههای حضور و غیاب مانند دستگاههای اثر انگشتی، تشخیص چهره یا کارت ثبت میشود. سپس اطلاعات ثبتشده از طریق شبکه به سامانه منتقل شده و در یک محیط متمرکز ذخیره و پردازش میشود.
پس از دریافت اطلاعات، سامانه بر اساس قوانین و تنظیمات سازمان، مواردی مانند ساعات ورود و خروج، کارکرد، غیبت، کسرکار، اضافهکاری و شیفتهای کاری را محاسبه میکند. مدیران و کارشناسان نیز میتوانند بر اساس سطح دسترسی خود، این اطلاعات را از طریق مرورگر مشاهده و بررسی کنند.
در ادامه، اطلاعات پردازششده میتواند در قالب گزارشهای مختلف در اختیار مدیران قرار گیرد یا برای استفاده در سامانههایی مانند حقوق و دستمزد و سایر نرمافزارهای سازمانی ارسال شود.
به این ترتیب، بخش زیادی از فرآیند حضور و غیاب از زمان ثبت تردد تا محاسبه و گزارشگیری، بدون نیاز به ورود و محاسبات دستی انجام میشود.
اگر اینترنت قطع شود، حضور و غیاب چه میشود؟
یکی از سوالات رایج هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب ابری این است که در صورت قطع شدن اینترنت، آیا امکان ثبت تردد کارکنان وجود خواهد داشت یا خیر.
پاسخ این سوال به معماری سیستم و نحوه ارتباط دستگاه حضور و غیاب با سامانه بستگی دارد. در راهکارهایی که دستگاه امکان ذخیره محلی اطلاعات را دارد، قطع موقت ارتباط اینترنتی لزوماً به معنای از دست رفتن ترددها نیست. دستگاه میتواند اطلاعات ثبتشده را ذخیره کند و پس از برقراری ارتباط، دادهها را به سامانه منتقل کند.
در این حالت، ثبت تردد کارکنان میتواند حتی در زمان اختلال ارتباطی ادامه داشته باشد و اطلاعات پس از اتصال مجدد، در سامانه مرکزی دریافت و پردازش شود.
با این حال، در زمان قطعی اینترنت ممکن است دسترسی کاربران به سامانه ابری و مشاهده لحظهای اطلاعات با محدودیت مواجه شود. به همین دلیل، هنگام انتخاب یک سیستم حضور و غیاب ابری باید علاوه بر قابلیتهای نرمافزاری، نحوه عملکرد دستگاهها در زمان قطعی شبکه و سازوکار همگامسازی اطلاعات نیز بررسی شود.
در نتیجه، مهم است که سازمان تنها به این موضوع توجه نکند که سامانه «ابری» است، بلکه مشخص کند در صورت قطع ارتباط، ترددها چگونه ثبت، ذخیره و پس از برقراری ارتباط همگامسازی میشوند.
امکانات سیستم حضور و غیاب ابری
یک سیستم حضور و غیاب ابری صرفاً برای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان استفاده نمیشود، بلکه میتواند بخش زیادی از فرآیندهای مرتبط با مدیریت تردد و کارکرد کارکنان را بهصورت یکپارچه مدیریت کند. مهمترین امکانات این سیستم عبارتاند از:
مدیریت اطلاعات تردد و کارکرد
اطلاعات ثبتشده از دستگاههای حضور و غیاب بهصورت خودکار دریافت شده و برای محاسبه کارکرد روزانه و ماهانه کارکنان مورد استفاده قرار میگیرد.
مدیریت شیفت و قوانین کاری
امکان تعریف انواع شیفتهای کاری، گروههای کاری، ساعات کاری شناور و قوانین مختلف سازمان وجود دارد تا محاسبات متناسب با شرایط هر مجموعه انجام شود.
محاسبه خودکار کارکرد
سیستم میتواند مواردی مانند غیبت، کسرکار، اضافهکاری و کارکرد ناقص را بر اساس قوانین تعریفشده محاسبه کند و نیاز به محاسبات دستی را کاهش دهد.
مشاهده و اصلاح کارت تردد
کارکنان و مدیران، بر اساس سطح دسترسی خود، میتوانند اطلاعات کارت تردد ماهانه را مشاهده و موارد نیازمند بررسی یا اصلاح را پیگیری کنند.
کارتابل و فرآیندهای تأیید
درخواستها و مواردی که نیاز به بررسی دارند، میتوانند در کارتابل مدیران قرار بگیرند تا فرآیند بررسی و تأیید اطلاعات به شکل منظم انجام شود.
گزارشگیری مدیریتی
مدیران و کارشناسان میتوانند به گزارشهای مختلف مربوط به حضور، غیبت، تردد و کارکرد کارکنان دسترسی داشته باشند و اطلاعات موردنیاز خود را سریعتر بررسی کنند.
دسترسی با رایانه و تلفن همراه
از آنجا که سامانه از طریق مرورگر قابل دسترسی است، کاربران میتوانند متناسب با سطح دسترسی خود، اطلاعات را با رایانه، تبلت یا تلفن همراه مشاهده و مدیریت کنند.
ارتباط با سایر سامانههای سازمان
یکی از قابلیتهای مهم سیستمهای حرفهای حضور و غیاب ابری، امکان ارتباط با نرمافزارهای دیگر سازمان از طریق وبسرویس و خروجیهای استاندارد است. این قابلیت میتواند ارتباط میان حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، منابع انسانی و سایر سامانههای سازمان را سادهتر کند.
تفاوت حضور و غیاب ابری با سیستمهای سنتی
تفاوت اصلی حضور و غیاب ابری با سیستمهای سنتی، در نحوه دسترسی، مدیریت اطلاعات و زیرساخت موردنیاز است. در سیستمهای سنتی، معمولاً نرمافزار روی یک یا چند کامپیوتر مشخص نصب میشود و مدیریت اطلاعات تا حد زیادی به همان سیستمها وابسته است. در مقابل، در سیستم ابری اطلاعات در یک سامانه متمرکز مدیریت میشود و کاربران میتوانند از طریق مرورگر به آن دسترسی داشته باشند.
در سیستمهای سنتی، مدیریت اطلاعات شعب و واحدهای مختلف ممکن است به هماهنگی بیشتری نیاز داشته باشد؛ اما سیستم ابری امکان مدیریت متمرکز اطلاعات را فراهم میکند و مدیران میتوانند بر اساس سطح دسترسی خود، اطلاعات مجموعههای مختلف را در یک محیط واحد مشاهده کنند.
از طرف دیگر، در سیستمهای ابری معمولاً نیازی به نصب نرمافزار روی رایانه تمام کاربران نیست و بهروزرسانی و نگهداری سامانه نیز میتواند به شکل متمرکز انجام شود.
مقایسه سیستم ابری و سنتی
| ویژگی | حضور و غیاب ابری | حضور و غیاب سنتی |
|---|---|---|
| دسترسی به سامانه | از طریق مرورگر | معمولاً از سیستمهای دارای نرمافزار |
| نیاز به نصب روی رایانه کاربران | ندارد | معمولاً دارد |
| دسترسی از راه دور | امکانپذیر | معمولاً محدود |
| مدیریت شعب و واحدها | متمرکز | ممکن است پراکنده باشد |
| دسترسی با موبایل و تبلت | امکانپذیر | معمولاً محدودتر |
| بهروزرسانی | متمرکز | نیازمند بهروزرسانی سیستمها |
| مدیریت اطلاعات | متمرکز | وابسته به زیرساخت محلی |
در نهایت، انتخاب بین این دو روش باید بر اساس تعداد کارکنان، تعداد شعب، زیرساخت شبکه، سطح دسترسی موردنیاز و سیاستهای سازمان انجام شود.
آیا حضور و غیاب ابری امن است؟
یکی از مهمترین دغدغههای سازمانها هنگام استفاده از سیستمهای ابری، امنیت اطلاعات است. اطلاعات حضور و غیاب شامل دادههای تردد، سوابق کاری و اطلاعات پرسنلی کارکنان است و دسترسی به این اطلاعات باید کاملاً کنترلشده باشد.
امنیت یک سیستم حضور و غیاب ابری به عوامل مختلفی مانند زیرساخت سامانه، نحوه احراز هویت کاربران، سطحبندی دسترسیها، امنیت ارتباطات و روش نگهداری اطلاعات بستگی دارد.
در یک سامانه استاندارد، هر کاربر بر اساس مسئولیت سازمانی خود به بخش مشخصی از اطلاعات دسترسی دارد. برای مثال، یک کارمند میتواند اطلاعات تردد خود را مشاهده کند، در حالی که مدیر یا کارشناس منابع انسانی میتواند بر اساس سطح دسترسی خود اطلاعات کارکنان یک واحد یا مجموعه را بررسی کند.
همچنین استفاده از ارتباطات امن، مدیریت صحیح حسابهای کاربری و تهیه نسخههای پشتیبان میتواند از اطلاعات سازمان در برابر دسترسیهای غیرمجاز و از دست رفتن اطلاعات محافظت کند.
بنابراین، ابری بودن یک سیستم بهتنهایی به معنای ناامن یا امن بودن آن نیست؛ بلکه باید امنیت زیرساخت و نحوه پیادهسازی سامانه را هنگام انتخاب راهکار حضور و غیاب بررسی کرد.
حضور و غیاب ابری برای چه سازمانهایی مناسب است؟
حضور و غیاب ابری میتواند برای سازمانهایی با اندازهها و ساختارهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد؛ اما هرچه تعداد کارکنان، شعب و فرآیندهای سازمان بیشتر باشد، مزیت استفاده از یک سامانه متمرکز بیشتر نمایان میشود.
شرکتها و سازمانهای بزرگ
در سازمانهایی که تعداد زیادی کارمند دارند، مدیریت حجم بالای اطلاعات تردد و کارکرد با روشهای دستی یا سیستمهای پراکنده دشوار است. سامانه ابری میتواند اطلاعات را در یک محیط متمرکز مدیریت کند.
سازمانهای چندشعبهای
شرکتهایی که در چند شهر یا استان فعالیت دارند، میتوانند اطلاعات تردد کارکنان شعب مختلف را در یک سامانه مدیریت کنند و مدیران بر اساس سطح دسترسی خود به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند.
کارخانهها و محیطهای صنعتی
در محیطهای صنعتی که معمولاً شیفتهای مختلف، گروههای کاری و ساعات کاری متفاوت وجود دارد، استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری میتواند مدیریت تردد و محاسبه کارکرد کارکنان را سادهتر کند.
بیمارستانها و مراکز درمانی
مراکز درمانی معمولاً با شیفتهای نامنظم و متنوع و برنامههای کاری پیچیده روبهرو هستند. یک سامانه مناسب میتواند مدیریت تردد و کارکرد کارکنان را متناسب با قوانین و شرایط کاری این مراکز انجام دهد.
ادارات و سازمانهای دولتی
دسترسی متمرکز به اطلاعات، مدیریت سطوح دسترسی و امکان تهیه گزارشهای مختلف، حضور و غیاب ابری را به گزینهای مناسب برای سازمانهایی با ساختار اداری گسترده تبدیل میکند.
در مجموع، اگر سازمانی به دسترسی متمرکز، مدیریت چند واحد یا شعبه، کاهش فرآیندهای دستی و ارتباط حضور و غیاب با سایر سامانههای سازمانی نیاز داشته باشد، استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری میتواند گزینه مناسبی باشد.
حضور و غیاب ابری برای سازمانهای چندشعبهای
مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمانهایی که دارای چند شعبه، دفتر یا واحد کاری هستند، معمولاً پیچیدگی بیشتری دارد. اگر اطلاعات هر شعبه بهصورت جداگانه مدیریت شود، بررسی عملکرد کارکنان و تهیه گزارشهای جامع میتواند زمانبر باشد.
سیستم حضور و غیاب ابری این امکان را فراهم میکند که اطلاعات تردد و کارکرد کارکنان شعب مختلف در یک سامانه متمرکز جمعآوری و مدیریت شود. در این حالت، مدیران میتوانند بر اساس سطح دسترسی خود، اطلاعات یک شعبه، چند واحد یا کل سازمان را مشاهده و بررسی کنند.
برای مثال، مدیر منابع انسانی یک سازمان میتواند اطلاعات تردد کارکنان شعب مختلف را در یک محیط واحد بررسی کند، در حالی که مدیر هر شعبه فقط به اطلاعات مربوط به کارکنان همان شعبه دسترسی داشته باشد.
این ساختار علاوه بر سادهتر کردن مدیریت اطلاعات، امکان استانداردسازی فرآیندهای حضور و غیاب در شعب مختلف را نیز فراهم میکند. قوانین کاری، شیفتها، سطوح دسترسی و فرآیندهای تأیید میتوانند متناسب با ساختار سازمان تعریف و مدیریت شوند.
به همین دلیل، حضور و غیاب ابری میتواند برای شرکتها و سازمانهایی که دارای شعب متعدد، نیروی انسانی گسترده و ساختار مدیریتی چندسطحی هستند، راهکاری مناسب برای مدیریت یکپارچه تردد و کارکرد کارکنان باشد.
آیا سیستم حضور و غیاب ابری برای سازمان شما مناسب است؟
انتخاب سیستم حضور و غیاب نباید صرفاً بر اساس جدیدتر بودن یک فناوری انجام شود. هر سازمان باید با توجه به ساختار، تعداد کارکنان، تعداد شعب و زیرساخت فنی خود بررسی کند که استفاده از حضور و غیاب ابری تا چه اندازه برای آن مناسب است.
چه زمانی حضور و غیاب ابری انتخاب مناسبی است؟
استفاده از یک سامانه ابری میتواند گزینه مناسبی باشد اگر سازمان:
دارای چند شعبه یا واحد کاری در نقاط مختلف است.
مدیران و کارشناسان به دسترسی از مکانهای مختلف نیاز دارند.
میخواهد اطلاعات حضور و غیاب را در یک محیط متمرکز مدیریت کند.
تعداد کاربران و حجم اطلاعات تردد آن بهمرور افزایش پیدا میکند.
نمیخواهد برای هر کاربر نرمافزار جداگانه نصب و نگهداری کند.
به گزارشگیری متمرکز و مدیریت سطوح دسترسی نیاز دارد.
قصد دارد حضور و غیاب را با حقوق و دستمزد یا سایر سامانههای سازمانی یکپارچه کند.
چه زمانی باید گزینههای دیگر را هم بررسی کرد؟
در برخی سازمانها ممکن است محدودیتهای زیر باعث شود پیش از انتخاب راهکار ابری، گزینههای دیگر نیز بررسی شوند:
دسترسی محدود یا ناپایدار به اینترنت
الزامات خاص امنیتی یا سیاستهای داخلی سازمان برای نگهداری اطلاعات
زیرساخت شبکهای کاملاً داخلی و مستقل
نیاز به کنترل مستقیم سازمان بر سرورها و زیرساخت سامانه
بنابراین، بهترین انتخاب لزوماً یکسان نیست و باید بر اساس نیاز واقعی سازمان انجام شود. پیش از خرید، بهتر است سازمان تعداد کارکنان، شعب، نوع شیفتها، روشهای ثبت تردد، سطح دسترسی کاربران، نیازهای گزارشگیری و نحوه ارتباط با سایر نرمافزارها را مشخص کند و سپس مناسبترین راهکار را انتخاب کند.
حضور و غیاب ابری دنیای پردازش؛ مدیریت یکپارچه تردد کارکنان
سیستم حضور و غیاب ابری دنیای پردازش راهکاری برای مدیریت متمرکز اطلاعات تردد و کارکرد کارکنان است که امکان دسترسی به سامانه را از طریق مرورگر فراهم میکند. کاربران میتوانند متناسب با سطح دسترسی خود، بدون نیاز به نصب نرمافزار روی رایانه، اطلاعات موردنیاز را مشاهده و مدیریت کنند.
این سامانه امکان دریافت اطلاعات از دستگاههای حضور و غیاب، محاسبه خودکار کارکرد، مدیریت شیفتها، بررسی غیبت و کسرکار، مشاهده کارت تردد و تهیه گزارشهای مدیریتی را فراهم میکند.
از دیگر قابلیتهای آن میتوان به کارتابل مدیران، فرآیند بررسی و تأیید درخواستها، ارسال اطلاعرسانی از طریق پیامک و ایمیل و امکان ارتباط با سایر سامانههای سازمانی اشاره کرد.
همچنین امکان استفاده از سامانه در واحدها و شعب مختلف، آن را برای سازمانهایی که دارای ساختار گسترده یا چندشعبهای هستند، کاربردی میکند. ارتباط با سیستمهای حقوق و دستمزد، منابع انسانی و سایر نرمافزارهای سازمانی نیز میتواند به یکپارچهتر شدن فرآیندهای مرتبط با مدیریت نیروی انسانی کمک کند.
در نتیجه، سازمان میتواند بخش قابل توجهی از فرآیند ثبت، پردازش، بررسی و گزارشگیری اطلاعات حضور و غیاب را در یک محیط متمرکز مدیریت کند.
جمعبندی
حضور و غیاب ابری روشی برای مدیریت متمرکز اطلاعات تردد و کارکرد کارکنان است که با فراهم کردن دسترسی از طریق مرورگر، بسیاری از محدودیتهای سیستمهای سنتی را کاهش میدهد. امکان مدیریت اطلاعات از مکانهای مختلف، پشتیبانی از سازمانهای چندشعبهای، محاسبه خودکار کارکرد و ارتباط با سایر سامانههای سازمانی از مهمترین قابلیتهای این راهکار به شمار میرود.
البته انتخاب یک سیستم حضور و غیاب ابری مناسب تنها به قابلیتهای نرمافزاری محدود نمیشود و مواردی مانند امنیت اطلاعات، پایداری سامانه، کیفیت پشتیبانی، سازگاری با دستگاههای حضور و غیاب و امکان یکپارچهسازی با نرمافزارهای سازمان نیز باید مورد توجه قرار گیرد.
برای سازمانهایی که به دنبال کاهش فرآیندهای دستی و ایجاد یک ساختار متمرکز برای مدیریت حضور، تردد و کارکرد کارکنان هستند، حضور و غیاب ابری میتواند گزینهای کاربردی و قابل توسعه باشد.