وقتی یک شرکت تازه شروع به کار میکند، خرید دستگاه حضور و غیاب احتمالاً جزو اولین دغدغههای مدیر نیست. با تعداد محدودی کارمند، ممکن است ثبت ورود و خروج روی کاغذ، فایل اکسل یا حتی گزارش شفاهی، در نگاه اول کافی به نظر برسد. اما یک سؤال مهم وجود دارد: آیا بهتر نیست از همان روزهای اول، زیرساختی درست برای مدیریت تردد کارکنان ایجاد شود؟
واقعیت این است که نیاز به سیستم حضور و غیاب فقط به شرکتهای بزرگ با صدها کارمند محدود نمیشود. حتی یک شرکت کوچک نیز برای مدیریت دقیق ساعت ورود و خروج، اضافهکاری، تأخیر، مرخصی و کارکرد کارکنان به اطلاعاتی دقیق و قابل اعتماد نیاز دارد. از طرف دیگر، انتخاب یک دستگاه نامناسب میتواند باعث شود با رشد شرکت، سیستم فعلی پاسخگوی نیازهای جدید نباشد و هزینهای دوباره برای تعویض یا توسعه آن ایجاد شود.
بنابراین سؤال اصلی برای یک شرکت تازهتأسیس فقط این نیست که «آیا دستگاه حضور و غیاب بخریم یا نه؟»، بلکه باید پرسید چه زمانی به آن نیاز داریم، چه نوع دستگاهی برای ما مناسب است و چطور سیستمی انتخاب کنیم که هم با شرایط امروز شرکت هماهنگ باشد و هم با رشد آن در آینده همراه شود؟
در این مقاله از همین نقطه شروع میکنیم و قدمبهقدم بررسی میکنیم که شرکتهای تازهتأسیس هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید به چه نکاتی توجه کنند، چه تفاوتی میان فناوریهای مختلف وجود دارد، نرمافزار چه نقشی در این سیستم دارد و چگونه میتوان بدون پرداخت هزینههای غیرضروری، یک راهکار مناسب و قابل توسعه انتخاب کرد.
آیا شرکتهای تازه تاسیس به دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؟
اگر یک شرکت تازهتأسیس با تعداد محدودی کارمند فعالیت خود را شروع کرده باشد، ممکن است استفاده از دستگاه حضور و غیاب در نگاه اول ضروری به نظر نرسد. برای مثال، مدیر یک شرکت ۱۰ یا ۱۵ نفره ممکن است تصور کند ثبت ورود و خروج کارکنان با یک فایل اکسل یا روشهای دستی، سادهتر و کمهزینهتر است.
این تصور تا حدی قابل درک است؛ اما مسئله فقط تعداد کارکنان نیست. حتی در یک مجموعه کوچک، زمانی که ساعت ورود و خروج، تأخیر، تعجیل، اضافهکاری، مرخصی و کارکرد ماهانه کارکنان باید بهصورت دقیق محاسبه شود، اتکا به روشهای دستی میتواند زمانبر و همراه با خطا باشد.
از طرف دیگر، راهاندازی سیستم حضور و غیاب از ابتدای فعالیت شرکت باعث میشود اطلاعات تردد کارکنان از همان ابتدا به شکل منظم ثبت و نگهداری شود. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که شرکت بهتدریج رشد کند و تعداد کارکنان یا پیچیدگی برنامههای کاری افزایش پیدا کند.
با این حال، این به معنی آن نیست که هر شرکت تازهتأسیسی باید از همان ابتدا یک سیستم پیچیده و گرانقیمت تهیه کند. انتخاب سیستم حضور و غیاب باید متناسب با اندازه شرکت، تعداد کارکنان، نوع ساعت کاری و نیازهای فعلی و آینده آن انجام شود.
برای مثال، شرکتی که تعداد محدودی کارمند با ساعت کاری ثابت دارد و برنامه شیفتی پیچیدهای ندارد، میتواند کار خود را با یک راهکار سادهتر و اقتصادیتر آغاز کند. در مقابل، مجموعهای که از همان ابتدا دارای شیفتهای متعدد، نوبتکاری، ترددهای نامنظم یا ساختار سازمانی پیچیدهتری است، به امکانات بیشتری نیاز خواهد داشت.
بنابراین برای یک شرکت تازهتأسیس، سؤال بهتر این نیست که «آیا باید گرانترین سیستم حضور و غیاب را خریداری کنیم؟»؛ بلکه باید پرسید:
چه سیستمی با نیازهای فعلی ما تناسب دارد و در صورت رشد شرکت، امکان توسعه آن وجود دارد؟
در ادامه، دقیقتر بررسی میکنیم که هنگام انتخاب دستگاه و نرمافزار حضور و غیاب برای یک شرکت جدید، چه عواملی باید در نظر گرفته شود.
هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شرکت جدید به چه نکاتی توجه کنیم؟
انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای یک شرکت تازهتأسیس نباید فقط بر اساس ظاهر دستگاه یا قیمت آن انجام شود. ممکن است یک مدل از نظر امکانات بسیار جذاب باشد، اما بخش زیادی از قابلیتهای آن برای یک شرکت کوچک و با ساعت کاری ثابت کاربردی نداشته باشد. از طرف دیگر، انتخاب یک دستگاه بسیار ساده بدون توجه به برنامه رشد شرکت نیز میتواند در آینده محدودیتهایی ایجاد کند.
برای اینکه انتخاب مناسبتری داشته باشید، بهتر است قبل از خرید چند سؤال ساده را درباره شرایط شرکت خود پاسخ دهید.
تعداد کارکنان چقدر است؟
تعداد کارکنان یکی از اولین معیارهایی است که باید در نظر گرفته شود. یک شرکت ۱۰ نفره الزاماً به همان راهکاری نیاز ندارد که یک مجموعه با ۱۰۰ یا ۵۰۰ کارمند استفاده میکند.
البته تعداد کارکنان تنها معیار انتخاب نیست. ظرفیت ثبت تردد و کاربران دستگاه، تعداد دفعات تردد روزانه و امکان افزایش تعداد کارکنان در آینده نیز اهمیت دارد. بنابراین بهتر است دستگاهی انتخاب شود که علاوه بر پاسخگویی به نیاز فعلی، برای رشد منطقی شرکت نیز ظرفیت مناسبی داشته باشد.
ساعت کاری کارکنان چگونه است؟
اگر تمام کارکنان در یک ساعت مشخص وارد شرکت میشوند و در ساعت مشخصی نیز محل کار را ترک میکنند، معمولاً نیازهای سیستم سادهتر خواهد بود. اما اگر شرکت دارای شیفتهای مختلف، نوبتکاری یا ساعتهای کاری متغیر باشد، انتخاب نرمافزار و دستگاه باید با دقت بیشتری انجام شود.
برای مثال، شرکتی که در ابتدای فعالیت خود تنها یک شیفت اداری دارد، ممکن است به امکانات پیچیده مدیریت شیفت نیاز نداشته باشد؛ اما اگر احتمال اضافه شدن شیفتهای کاری در آینده وجود دارد، بهتر است قابلیت توسعه سیستم نیز هنگام خرید در نظر گرفته شود.
چه روشی برای ثبت تردد مناسبتر است؟
دستگاههای حضور و غیاب میتوانند از فناوریهای مختلفی برای شناسایی کارکنان استفاده کنند؛ از جمله اثر انگشت، تشخیص چهره و کارت بدون تماس.
انتخاب میان این روشها به شرایط محیط کار، نوع فعالیت، تعداد کارکنان و ترجیح سازمان بستگی دارد. برای یک شرکت تازهتأسیس، مهم این است که فناوری انتخابشده در عمل برای کارکنان راحت باشد و بتواند ترددها را با سرعت و دقت مناسبی ثبت کند.
دستگاه چگونه به نرمافزار متصل میشود؟
دستگاه حضور و غیاب بهتنهایی تمام فرآیند مدیریت کارکرد کارکنان را انجام نمیدهد. اطلاعات ثبتشده باید در نرمافزار حضور و غیاب پردازش شود تا مدیر یا واحد منابع انسانی بتواند گزارشهای موردنیاز را دریافت کند.
به همین دلیل، هنگام خرید باید به نحوه ارتباط دستگاه با نرمافزار، زیرساخت شبکه و امکانات نرمافزاری نیز توجه کرد. انتخاب سختافزار و نرمافزار بهصورت جدا از یکدیگر میتواند در آینده مشکلاتی ایجاد کند؛ بنابراین بهتر است این دو بخش بهعنوان یک سیستم واحد در نظر گرفته شوند.
آیا شرکت در آینده رشد خواهد کرد؟
شرکت تازهتأسیس امروز ممکن است تنها ۱۰ کارمند داشته باشد، اما اگر برنامه رشد مجموعه رسیدن به ۵۰، ۱۰۰ نفر یا بیشتر باشد، انتخاب سیستم باید با نگاه بلندمدت انجام شود.
البته آیندهنگری به معنی خرید گرانترین دستگاه یا نرمافزار موجود نیست. بهتر است راهکاری انتخاب شود که بتوان آن را متناسب با رشد شرکت توسعه داد. به این ترتیب، شرکت میتواند در ابتدای فعالیت با یک راهکار متناسب و اقتصادی شروع کند و در صورت افزایش تعداد کارکنان یا پیچیدهتر شدن فرآیندهای منابع انسانی، امکانات سیستم را ارتقا دهد.
برای آشنایی بیشتر با نکات و راهکارهای انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب برای شرکتهای در حال رشد، میتوانید راهنمای کامل ما را مطالعه کنید.
در واقع، بهترین انتخاب برای یک شرکت تازهتأسیس لزوماً پیشرفتهترین سیستم نیست؛ سیستمی است که متناسب با نیاز امروز باشد و برای نیازهای فردا نیز مسیر توسعه داشته باشد.
کدام نوع دستگاه حضور و غیاب برای شرکت تازه تاسیس مناسب است؟
یکی از اولین انتخابها هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، مشخص کردن روش شناسایی کارکنان است. دستگاههای حضور و غیاب بسته به مدل، میتوانند از اثر انگشت، تشخیص چهره، کارت بدون تماس یا ترکیبی از این روشها استفاده کنند.
اما سؤال اینجاست که برای یک شرکت تازهتأسیس کدام روش انتخاب بهتری است؟
پاسخ به این سؤال به شرایط شرکت بستگی دارد و نمیتوان یک فناوری را برای همه سازمانها بهترین گزینه دانست.|
دستگاههای اثر انگشتی
در این روش، هر کارمند با اثر انگشت خود شناسایی میشود و تردد او در دستگاه ثبت میگردد. استفاده از این فناوری برای شرکتهایی که تعداد کارکنان محدودی دارند و به یک روش ساده و کاربردی برای ثبت تردد نیاز دارند، میتواند گزینه مناسبی باشد.
اگر شرکت ساعت کاری نسبتاً ثابتی دارد و کارکنان نیز تردد روزانه مشخصی دارند، یک دستگاه اثر انگشتی میتواند نیازهای اصلی مجموعه را پوشش دهد.
دستگاههای تشخیص چهره
در دستگاههای تشخیص چهره، شناسایی کارکنان بدون نیاز به تماس فیزیکی و از طریق چهره انجام میشود. این روش میتواند برای شرکتهایی که سرعت تردد و سهولت استفاده برایشان اهمیت دارد، انتخاب مناسبی باشد.
همچنین در مجموعههایی که تعداد کارکنان در حال افزایش است یا احتمال افزایش حجم تردد وجود دارد، استفاده از دستگاههای تشخیص چهره میتواند تجربه راحتتری برای کارکنان ایجاد کند.
دستگاههای کارتخوان
در این روش، کارکنان با استفاده از کارت بدون تماس تردد خود را ثبت میکنند. این گزینه برای مجموعههایی که استفاده از کارت برای کارکنانشان راحت است یا ترجیح میدهند فرآیند ثبت تردد بدون استفاده از اطلاعات بیومتریک انجام شود، میتواند مناسب باشد.
البته در این روش باید موضوعاتی مانند نگهداری کارت، مفقود شدن یا جایگزینی آن نیز در نظر گرفته شود.
دستگاههای ترکیبی
برخی دستگاهها امکان استفاده از چند روش شناسایی را در اختیار سازمان قرار میدهند؛ برای مثال، ترکیبی از تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و رمز عبور.
مزیت اصلی این دستگاهها انعطافپذیری بیشتر است. برای مثال، ممکن است سازمان در شرایط عادی از تشخیص چهره استفاده کند و در صورت نیاز، روش دیگری را نیز بهعنوان گزینه جایگزین در اختیار کارکنان قرار دهد.
در نهایت کدام روش را انتخاب کنیم؟
برای یک شرکت تازهتأسیس، انتخاب فناوری باید بر اساس شرایط واقعی سازمان انجام شود، نه صرفاً جدیدتر یا گرانتر بودن یک فناوری.
اگر شرکت کوچک است و کارکنان ساعت کاری مشخصی دارند، یک راهکار ساده میتواند کاملاً پاسخگوی نیاز مجموعه باشد. اگر سرعت تردد، سهولت استفاده یا توسعه آینده شرکت اهمیت بیشتری دارد، میتوان سراغ دستگاههای پیشرفتهتر رفت.
نکته مهم این است که دستگاه تنها یک بخش از سیستم حضور و غیاب است. حتی بهترین سختافزار نیز بدون نرمافزار مناسب نمیتواند اطلاعات تردد را به شکل مؤثر به گزارشهای قابل استفاده برای مدیر یا واحد منابع انسانی تبدیل کند.
به همین دلیل، بعد از انتخاب نوع دستگاه، باید به همان اندازه به انتخاب نرمافزار حضور و غیاب نیز توجه کرد؛ موضوعی که در ادامه به آن میپردازیم.
هزینه خرید دستگاه حضور و غیاب برای شرکت تازه تاسیس چقدر است؟
یکی از اولین سؤالات مدیران شرکتهای تازهتأسیس هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، هزینه آن است. اما برای این سؤال نمیتوان یک قیمت ثابت برای همه شرکتها تعیین کرد؛ چون قیمت نهایی به عواملی مانند نوع دستگاه، فناوری شناسایی، امکانات سختافزاری، ظرفیت کاربران و تردد و همچنین نوع نرمافزار بستگی دارد.
برای مثال، شرکتی با تعداد محدود کارمند و ساعت کاری ثابت ممکن است با یک دستگاه و نرمافزار ساده، تمام نیازهای خود را با هزینهای منطقی پوشش دهد، در حالی که یک سازمان دارای شیفتهای متعدد، تعداد کارکنان بیشتر یا نیازهای مدیریتی پیچیدهتر، به راهکار کاملتری نیاز خواهد داشت.
بنابراین هنگام خرید، صرفاً به دنبال ارزانترین دستگاه یا پیشرفتهترین مدل نباشید. هدف این است که راهکاری متناسب با نیاز واقعی شرکت انتخاب کنید.
از طرف دیگر، بهتر است هزینه خرید را فقط به قیمت خود دستگاه محدود نکنید. نرمافزار، نصب و راهاندازی، خدمات پس از فروش و امکان توسعه سیستم در آینده نیز میتوانند در هزینه و ارزش نهایی یک راهکار حضور و غیاب تأثیرگذار باشند.
در نتیجه، اگر شرکت شما تازه تأسیس شده است، ابتدا نیازهای واقعی خود را مشخص کنید و سپس بر اساس آن درباره بودجه تصمیم بگیرید. یک راهکار ساده اما متناسب، میتواند انتخاب اقتصادیتری از خرید یک سیستم پیشرفته با امکاناتی باشد که فعلاً به آنها نیازی ندارید.
دستگاه حضور و غیاب را کجا نصب کنیم؟
محل نصب دستگاه حضور و غیاب شاید در نگاه اول موضوع مهمی به نظر نرسد، اما انتخاب محل مناسب میتواند روی سهولت استفاده کارکنان و نظم ثبت تردد تأثیر بگذارد.
بهتر است دستگاه در محل ورود و خروج اصلی کارکنان و در نقطهای نصب شود که همه افراد هنگام ورود و خروج بهراحتی به آن دسترسی داشته باشند. لابی، ورودی ساختمان یا مسیر اصلی ورود کارکنان معمولاً گزینههای مناسبی هستند.
همچنین هنگام انتخاب محل نصب باید به دسترسی مناسب به برق و زیرساخت شبکه، شرایط محیطی و فاصله دستگاه تا محل عبور کارکنان توجه شود. قرار دادن دستگاه در نقطهای دور از مسیر معمول کارکنان میتواند باعث ایجاد صف یا ثبت نشدن منظم ترددها شود.
اگر شرکت بیش از یک ورودی یا چند محل کاری دارد، بهتر است پیش از خرید، شرایط محل نصب و تعداد دستگاههای موردنیاز با کارشناس بررسی شود.
در مورد مراحل نصب و راهاندازی نیز بهتر است این کار طبق دستورالعمل شرکت ارائهدهنده انجام شود. اگر میخواهید با جزئیات کامل مراحل نصب دستگاه حضور و غیاب، از انتخاب محل و نصب فیزیکی تا اتصال شبکه، راهاندازی اولیه و ثبت کاربران آشنا شوید، در مقاله «نحوه نصب دستگاه حضور و غیاب؛ راهنمای کامل نصب و راهاندازی» تمام این مراحل را بهصورت کامل توضیح دادهایم. مطالعه راهنمای کامل نصب و راهاندازی دستگاه حضور و غیاب
آیا سیستم حضور و غیاب با رشد شرکت قابل استفاده خواهد بود؟
فرض کنید شرکت شما امروز ۱۵ کارمند دارد، اما چند سال بعد تعداد کارکنان به ۵۰ یا حتی ۱۰۰ نفر برسد. آیا سیستم حضور و غیاب فعلی همچنان میتواند نیازهای شما را پوشش دهد؟
این سؤال یکی از مهمترین نکاتی است که هنگام خرید باید در نظر گرفته شود. البته آیندهنگری به این معنی نیست که یک شرکت تازهتأسیس باید از همان ابتدا گرانترین دستگاه یا نرمافزار را خریداری کند. مهمتر از آن، امکان توسعه و ارتقای سیستم متناسب با رشد شرکت است.
برای مثال، ممکن است یک شرکت در ابتدای فعالیت خود با یک دستگاه و نرمافزار ساده ویندوزی تمام نیازهایش را برطرف کند. با افزایش تعداد کارکنان یا پیچیدهتر شدن فرآیندهای منابع انسانی، میتوان در صورت نیاز از امکانات بیشتر، کاربران نرمافزاری بیشتر یا راهکارهای پیشرفتهتر استفاده کرد.
بنابراین هنگام خرید، فقط به نیاز امروز فکر نکنید. از کارشناس شرکت ارائهدهنده بپرسید که اگر تعداد کارکنان، شعب، کاربران نرمافزار یا پیچیدگی ساعتهای کاری افزایش پیدا کند، چه گزینههایی برای توسعه سیستم در اختیار شما خواهد بود.
این نگاه باعث میشود بدون پرداخت هزینه اضافی برای امکاناتی که فعلاً به آنها نیاز ندارید، سیستمی انتخاب کنید که در مسیر رشد شرکت نیز بتواند همراه شما باشد.
اشتباهات رایج شرکتهای تازه تاسیس هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب
خرید اولین دستگاه حضور و غیاب ممکن است ساده به نظر برسد، اما بعضی انتخابهای اشتباه میتوانند در آینده هزینه و دردسر بیشتری ایجاد کنند. چند مورد از رایجترین اشتباهاتی که بهتر است شرکتهای تازهتأسیس از آنها دوری کنند عبارتاند از:
خرید دستگاه فقط بر اساس قیمت
پایین بودن قیمت لزوماً به معنی اقتصادی بودن یک دستگاه نیست. اگر محصولی نتواند نیازهای واقعی شرکت را پوشش دهد یا در آینده امکان توسعه مناسبی نداشته باشد، ممکن است هزینه تعویض یا ارتقای آن بیشتر از صرفهجویی اولیه باشد.
خرید پیشرفتهترین سیستم بدون توجه به نیاز واقعی
اشتباه دیگر، انتخاب دستگاه یا نرمافزاری است که امکانات بسیار بیشتری از نیاز فعلی شرکت دارد. یک شرکت کوچک با ساعت کاری ثابت لزوماً به پیچیدهترین امکانات مدیریت شیفت و نوبتکاری نیاز ندارد.
بیتوجهی به نرمافزار
دستگاه تنها اطلاعات تردد را ثبت میکند و بخش مهمی از مدیریت کارکرد در نرمافزار انجام میشود. بنابراین انتخاب نرمافزار نامتناسب میتواند حتی در صورت مناسب بودن دستگاه، تجربه خوبی برای شرکت ایجاد نکند.
در نظر نگرفتن رشد آینده شرکت
اگر شرکت در حال توسعه است، بهتر است ظرفیت دستگاه، امکانات نرمافزار و امکان ارتقای سیستم در آینده بررسی شود تا با افزایش تعداد کارکنان، مجبور به تغییر کامل راهکار نباشید.
خرید بدون مشاوره تخصصی
شرایط هر شرکت متفاوت است؛ بنابراین بهتر است قبل از خرید، نیازهای خود را با کارشناسان شرکت ارائهدهنده مطرح کنید. تعداد کارکنان، نوع ساعت کاری، شیفتها، تعداد محلهای کاری و برنامه رشد شرکت را توضیح دهید تا کارشناس بتواند متناسب با شرایط شما دستگاه و نرمافزار مناسب را پیشنهاد کند.
در نهایت، بهترین خرید لزوماً خرید گرانترین یا سادهترین گزینه نیست؛ بهترین انتخاب، راهکاری است که دقیقاً متناسب با نیاز شرکت شما باشد.
سیستم حضور و غیاب یا ثبت تردد با اکسل، کدام بهتر است؟
برای یک شرکت تازهتأسیس با تعداد محدود کارکنان، استفاده از اکسل برای ثبت ورود و خروج ممکن است در ابتدا راهکاری ساده و کمهزینه به نظر برسد. اما با افزایش تعداد کارکنان و بیشتر شدن اطلاعات مربوط به تردد، محاسبه دستی کارکرد میتواند زمانبر و مستعد خطا باشد.
در یک سیستم حضور و غیاب، ورود و خروج کارکنان بهصورت مستقیم ثبت میشود و اطلاعات در نرمافزار برای محاسبه کارکرد و تهیه گزارشهای مختلف مورد استفاده قرار میگیرد. در نتیجه، وابستگی به ثبت دستی اطلاعات و محاسبات کاهش پیدا میکند.
البته این به معنی آن نیست که هر شرکت تازهتأسیسی باید از همان روز اول یک سیستم پیچیده تهیه کند. اگر مجموعهای بسیار کوچک است و در ابتدای فعالیت خود نیازهای محدودی دارد، میتواند با یک راهکار ساده و متناسب شروع کند.
اما اگر شرکت قصد رشد دارد یا محاسبه دقیق ساعات کاری، اضافهکاری، تأخیر، مرخصی و سایر اطلاعات تردد برای آن اهمیت دارد، استفاده از دستگاه و نرمافزار حضور و غیاب میتواند فرآیند مدیریت کارکنان را بسیار منظمتر و قابل اطمینانتر کند.
بنابراین انتخاب بین اکسل و سیستم حضور و غیاب به شرایط شرکت بستگی دارد؛ اما بهتر است با رشد سازمان، ثبت و مدیریت تردد نیز از یک روش دستی به یک سیستم منظم، دقیق و قابل توسعه منتقل شود.
سیستم حضور و غیاب فقط برای ثبت ورود و خروج نیست
وقتی صحبت از دستگاه حضور و غیاب میشود، ممکن است اولین چیزی که به ذهن برسد ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان باشد. اما یک سیستم کامل حضور و غیاب میتواند اطلاعات بسیار بیشتری در اختیار سازمان قرار دهد.
اطلاعات ثبتشده توسط دستگاه، در نرمافزار پردازش میشوند و میتوان از آنها برای مدیریت مواردی مانند کارکرد کارکنان، تأخیر و تعجیل، اضافهکاری، مرخصی، مأموریت و شیفتهای کاری استفاده کرد.
به این ترتیب، دستگاه حضور و غیاب تنها نقطه شروع فرآیند است و نرمافزار کمک میکند اطلاعات خام تردد به گزارشهای قابل استفاده برای مدیر و واحد منابع انسانی تبدیل شود.
برای یک شرکت تازهتأسیس، ممکن است در ابتدای فعالیت تنها ثبت ورود و خروج و محاسبه کارکرد اهمیت داشته باشد. اما با رشد سازمان، نیاز به گزارشهای دقیقتر، مدیریت شیفت، تعریف کاربران و سطوح دسترسی یا امکانات بیشتر نیز ممکن است ایجاد شود.
به همین دلیل، هنگام انتخاب سیستم حضور و غیاب بهتر است فقط به قابلیتهای خود دستگاه توجه نکنید و امکانات نرمافزار و امکان توسعه آن را نیز در نظر بگیرید.
چکلیست انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شرکتهای تازه تاسیس
اگر قرار است برای اولین بار دستگاه حضور و غیاب خریداری کنید، قبل از انتخاب محصول این موارد را مشخص کنید:
- تعداد کارکنان: در حال حاضر چند نفر هستید و احتمال رشد تعداد کارکنان چقدر است؟
- ساعت کاری: کارکنان ساعت کاری ثابت دارند یا ساعات ورود و خروج متفاوت است؟
- شیفت و نوبتکاری: آیا شرکت در حال حاضر یا در آینده به شیفتهای کاری نیاز خواهد داشت؟
- روش شناسایی: اثر انگشت، تشخیص چهره، کارت یا ترکیبی از این روشها برای شما مناسبتر است؟
- محل نصب: دستگاه در کدام ورودی یا محل شرکت قرار میگیرد؟
- نرمافزار: یک نرمافزار ساده ویندوزی نیاز دارید یا به امکانات پیشرفتهتر و تحت وب احتیاج پیدا میکنید؟
- تعداد کاربران نرمافزار: فقط یک نفر با سیستم کار میکند یا چند کاربر و واحد مختلف به آن دسترسی خواهند داشت؟
- نیازهای آینده: آیا با رشد شرکت، تعداد کارکنان، شعب یا پیچیدگی برنامه کاری افزایش پیدا خواهد کرد؟
- پشتیبانی و ارائه آپدیت: خدمات نصب، آموزش و پشتیبانی شرکت ارائهدهنده چگونه است؟
پاسخ دادن به این سؤالها کمک میکند تصویر دقیقتری از نیاز خود داشته باشید. با این حال، لازم نیست تمام جزئیات فنی را خودتان مشخص کنید. بهتر است این اطلاعات را در اختیار کارشناسان شرکتهای ارائهدهنده قرار دهید تا بر اساس شرایط واقعی مجموعه، مناسبترین دستگاه و نرمافزار را پیشنهاد کنند.
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب چه کار کنیم؟
اگر بعد از خواندن این مقاله تصمیم گرفتهاید برای شرکت خود دستگاه حضور و غیاب تهیه کنید، بهتر است قبل از انتخاب مدل، چند دقیقه برای مشخص کردن نیازهای واقعی شرکت وقت بگذارید.
تعداد کارکنان، ساعت کاری، وجود یا نبود شیفت، تعداد محلهای کاری، روش موردنظر برای ثبت تردد و برنامه احتمالی شرکت برای رشد را مشخص کنید. سپس این اطلاعات را در اختیار کارشناسان شرکت ارائهدهنده قرار دهید تا بر اساس شرایط واقعی مجموعه، گزینههای مناسب را بررسی کنید.
در این مرحله، فقط قیمت دستگاه را مقایسه نکنید. نوع نرمافزار، امکانات موردنیاز، خدمات نصب و پشتیبانی، قابلیت توسعه سیستم و تناسب راهکار با شرایط شرکت نیز باید در تصمیم نهایی شما تأثیر داشته باشد.
اگر برای انتخاب دستگاه و نرمافزار مناسب هنوز مطمئن نیستید، میتوانید با کارشناسان دنیای پردازش تماس بگیرید. کارشناسان این مجموعه آمادهاند با بررسی تعداد کارکنان، نوع فعالیت، ساعت کاری، شیفتها و سایر نیازهای سازمانی شما، مناسبترین راهکار را متناسب با شرایط و بودجه شرکت پیشنهاد دهند تا بدون پرداخت هزینه برای امکانات غیرضروری، انتخاب دقیقتری داشته باشید.
نتیجهگیری
خرید دستگاه حضور و غیاب برای یک شرکت تازهتأسیس، بیشتر از آنکه به انتخاب یک مدل خاص یا گرانترین تجهیزات موجود مربوط باشد، به شناخت دقیق نیازهای سازمان بستگی دارد. تعداد کارکنان، ساعت کاری، شیفتها، روش ثبت تردد، نوع نرمافزار و برنامه شرکت برای رشد، همگی در انتخاب یک راهکار مناسب نقش دارند.
یک شرکت کوچک میتواند فعالیت خود را با یک دستگاه و نرمافزار ساده و اقتصادی آغاز کند و در صورت افزایش تعداد کارکنان یا پیچیدهتر شدن فرآیندهای کاری، سیستم خود را توسعه دهد. بنابراین لازم نیست از همان ابتدای فعالیت برای امکاناتی که در حال حاضر به آنها نیاز ندارید هزینه کنید؛ مهم این است که راهکاری انتخاب کنید که هم پاسخگوی نیاز امروز باشد و هم امکان توسعه در آینده را داشته باشد.
اگر برای انتخاب دستگاه یا نرمافزار مناسب تردید دارید، بهترین کار این است که قبل از خرید با کارشناسان متخصص مشورت کنید. کارشناسان دنیای پردازش آمادهاند با بررسی شرایط و نیازهای سازمان شما، مناسبترین راهکار را پیشنهاد دهند تا بتوانید با هزینهای منطقی، یک سیستم حضور و غیاب متناسب با شرایط فعلی و مسیر رشد شرکت خود راهاندازی کنید.