در دنیای امروز که مدیریت زمان و منابع انسانی بیش از پیش اهمیت یافته و همچنین با تکنولوژی روز همگام شدهاند، دستگاههای حضور و غیاب به عنوان ابزاری ضروری در سازمانها و شرکتها وسیلهای لازم و ضروری جهت تحقق این امکان شده است.
این دستگاهها نه تنها به ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان کمک میکنند، بلکه در محاسبه حقوق، ارزیابی عملکرد و حتی افزایش امنیت محیط کار نقش کلیدی ایفا میکنند.
اما سوال اصلی اینجاست: نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب به چه صورت است؟
در این مقاله که با هدف آگاهیبخشی نوشته شده است، به بررسی جامع این موضوع نظیر انواع دستگاهها گرفته تا نحوه صحیح استفاده، تعریف پرسنل و نکات مهم در حین کار میپردازیم.
اگر مدیر یک سازمان هستید یا مسئولیت مدیریت این سیستم را بر عهده دارید، این راهنما به شما کمک میکند تا با اطمینان بیشتری از این فناوری کارآمد بهره ببرید.
انواع دستگاههای حضور و غیاب و نحوه عملکرد کلی آنها
دستگاههای حضور و غیاب در مدلهای متنوعی عرضه میشوند که هر کدام از آنها نیز بر اساس فناوریهای متفاوتی که ساخته شدهاند، کار میکنند. درک این موضوع و شناخت انواع این مدل دستگاهها، اولین گام در نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب است.
دستگاههای کارتی یا رمزی
این نوع دستگاهها یکی از سادهترین مدلها هستند. نحوه کار آنها به این صورت است که هر کارمند یک کارت مغناطیسی یا RFID دریافت میکند یا از یک رمز عبور استفاده مینماید. نحوه کارکرد آن برای ثبت تردد نیز بدین صورت است که، کارت را نزدیک دستگاه قرار میدهیم یا رمز را وارد میکنیم و دستگاه شناسایی پرسنل را انجام میدهد. این سیستمها ارزان هستند اما ممکن است با مشکلاتی مانند گم شدن کارت مواجه شوند.
دستگاههای بیومتریک اثر انگشتی
یکی از محبوبترین مدلهای دستگاههای ورود و خروج، دستگاههای اثر انگشتی است. نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب انگشتی به این صورت است که ابتدا اثر انگشت هر پرسنل اسکن و ذخیره میشود. سپس، برای ثبت ورود یا خروج، پرسنل انگشت خود را روی سنسور قرار میدهد.
سنسور نوری یا خازنی تصویر اثر انگشت را میگیرد، آن را با دادههای ذخیرهشده مقایسه میکند و اگر مطابقت داشته باشد، تردد ثبت میشود. این روش امنیت بالایی دارد زیرا اثر انگشت هر پکدام از پرسنل، منحصربهفرد است.
دستگاههای تشخیص چهره
در این مدل، دوربین دستگاه چهره فرد را اسکن میکند و عملیات ثبت حضور انجام میگردد. نحوه عملکرد شامل تصویربرداری از زوایای مختلف چهره و ذخیره آن است. هنگام تردد، زمانی که چهره پرسنل مقابل دوربین قرار میگیرد، سیستم با استفاده از الگوریتمهای هوش مصنوعی، هویت پرسنل را بر اساس پایگاه داده قبلی که تعریف شده است، تایید یا رد میکند. این دستگاهها در دوران همهگیری کرونا بسیار مفید بودند زیرا بدون تماس فیزیکی کار میکنند.
دستگاههای ترکیبی
یکی از پر فروشترین مدلهای دستگاه کنترل تردد، مدل ترکیبی است. برخی دستگاهها مانند مدلهای 1851L یا Uface202، ترکیبی از اثر انگشت، چهره و کارت هستند. این تنوع اجازه میدهد تا بر اساس نیاز سازمان، روش مناسب انتخاب شود.
بطور کلی میتوان اینطور گفت که، نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب در همه مدلهایی که در قسمت بالا معرفی کردیم، بر پایه ثبت دادههای منحصربهفرد هر کدام از پرسنل و همچنین ذخیره زمان دقیق ثبت حضور و خروج پرسنل است. این اطلاعات سپس به نرم افزار حضور و غیاب منتقل میشود تا گزارشهای ماهانه تولید گردد.
مواردی که پیش از تعریف پرسنل در دستگاه باید رعایت کنیم
قبل از اینکه به تعریف پرسنل بپردازیم، یک سری نکات اولیه هست که باید آنها را انجام دهیم. برای اینکه اهمیت این موضوع را درک کنید باید اینطور گفت که این مرحله یکی از مراحل حیاتی است که بواسطه انجام صحیح آن سیستم بدون مشکل کار کند.
ابتدا، باید دستگاه حضور و غیاب را نصب و راهاندازی کنید. این شامل اتصال به برق، تنظیم زمان و تاریخ، و اتصال به شبکه (اگر مدل آنلاین باشد) است. برای دستگاههای بیومتریک، مطمئن شوید سنسورها تمیز و کالیبره هستند. نرم افزار حضور و غیاب همراه دستگاه را روی کامپیوتر نصب کنید؛ این نرمافزار برای انتقال دادهها ضروری است.
دوم، لیست پرسنل را آماده کنید. اطلاعات پایه مانند نام، کد پرسنلی، سمت و شیفت کاری را جمعآوری نمایید. اگر دستگاه بیومتریک است، اطمینان حاصل کنید که پرسنل آماده اسکن اثر انگشت یا چهره هستند (مثلاً دستها تمیز باشند).
سوم، اتصالات را بررسی کنید. دستگاه ممکن است از طریق USB، LAN یا Wi-Fi به کامپیوتر متصل شود. برای مدلهای پیشرفته، API یا نرمافزار ابری را تنظیم کنید تا دادهها به صورت همزمان منتقل شوند.
در نهایت، آموزش اولیه به کاربران بدهید. بدون این نیازها، تعریف پرسنل ناقص خواهد بود و سیستم کارایی خود را از دست میدهد.
انتخاب مسئول تعریف پرسنل و اهمیت آن
یکی از کلیدیترین بخشها در نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب، تعریف پرسنل است. اما چرا نیاز به انتخاب یک مسئول خاص داریم؟
مسئول تعریف پرسنل معمولاً مدیر منابع انسانی، کارشناس IT یا فردی آموزشدیده است. این شخص مسئولیت ثبت اطلاعات کارکنان در دستگاه را بر عهده دارد.
چرا یک نفر؟ زیرا این کار نیاز به دقت بالا دارد و اگر چند نفر انجام دهند، ممکن است خطاهای تکراری یا ناهماهنگی رخ دهد. علاوه بر این، مسئول میتواند دسترسیها را مدیریت کند، مانند تعریف مدیر سیستم برای جلوگیری از تغییرات غیرمجاز.
اهمیت انتخاب مسئول:
- امنیت دادهها: اطلاعات بیومتریک حساس هستند و باید توسط فردی قابل اعتماد مدیریت شوند.
- کارایی: یک مسئول آموزشدیده میتواند فرآیند را سریعتر انجام دهد.
- مسئولیتپذیری: در صورت بروز مشکل، مانند عدم شناسایی اثر انگشت، مسئول میتواند آن را پیگیری کند.
برای انتخاب ادمین دستگاه، فردی را برگزینید که با فناوری آشنا باشد و زمان کافی داشته باشد. این انتخاب، پایه موفقیت سیستم است.
نحوه تعریف پرسنل در دستگاه
حالا به جزئیات تعریف پرسنل میپردازیم. این فرآیند گامبهگام است.
ابتدا، وارد منوی دستگاه شوید (معمولاً با نگه داشتن دکمه M/OK یا آیکون منو در تصویر نمایشگر). گزینه "افزودن کاربر" یا "User Management" را انتخاب کنید.
سپس، کاربر جدید اضافه کنید. اطلاعاتی نظیر کد پرسنلی، نام و روش شناسایی، رمز ( عموما اطلاعاتی که مورد نیاز هست همین چند مورد میباشد ولی ادمین دستگاه باید قبل از ثبت کاربران خود یکبار بصورت آزمایشی مراحل ثبت پرسنل را طی کند تا با محیط آن آشنا گردد ) را وارد نمایید.
برای تعریف اثر انگشت پرسنل: انگشت را سه بار روی سنسور قرار دهید تا اسکن کامل شود.
برای تعریف چهره پرسنل: مقابل دوربین بایستید و دستورات روی صفحه نمایشگر را دنبال کنید.
پس از تعریف، تست کنید. پرسنل باید تردد خود را ثبت کند تا مطمئن شوید سیستم کار میکند.
اگر پرسنلی حذف شود، از منوی حذف کاربران استفاده کنید. این فرآیند ساده اما دقیق است و باید با نرم افزار حضور و غیاب همگامسازی شود.
نحوه صحیح استفاده از دستگاه حضور و غیاب
استفاده صحیح، کلید بهرهوری است. نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب در استفاده روزانه شامل موارد زیر است:
برای ثبت ورود: از روشن بودن دستگاه مطمئن شوید، بر اساس روش شناسایی (مثلاً انگشت قرار دهید) و منتظر تأیید بمانید. صدای بوق یا نمایشگر موفقیت را نشان میدهد.
برای خروج: همین فرآیند را تکرار کنید. اگر شیفتی است، سیستم به طور خودکار ورود/خروج را تشخیص میدهد.
عموما گزارشها را از طریق فلش یا از طریق شبکه به نرم افزار انتقال داده میشوند. همیشه دستگاه را در مکانی امن و دور از گردوغبار و در ازتفاعی استاندارد قرار دهید.
مواردی که در هنگام استفاده باید به آن دقت کنیم
باید توجه داشت که دقت در استفاده از هر محصولی، مشکلات را کاهش میدهد.
- نگهداری: سنسورها را مرتب تمیز کنید تا دقت کاهش نیابد.
- امنیت: از رمزهای قوی استفاده کنید و دسترسی را محدود نمایید تا دادهها محافظت شوند.
- خطاها: اگر اثر انگشت شناسایی نشود، انگشت را خشک و تمیز نگه دارید. در صورت مشکل، مسئول را مطلع کنید.
- بهروزرسانی: نرمافزار را مرتب بروزرسانی کنید تا از ویژگیهای جدید بهره ببرید.
- پشتیبانگیری: همیشه از دادهها پشتیبان بگیرید تا در صورت خرابی، اطلاعات از دست نرود.
این نکات، سیستم را پایدار نگه میدارند و همچنین مانع از بروز مشکلات در دستگاه حضور و غیاب میگردد.
نتیجهگیری
در نهایت، آشنایی با نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب چیزی فراتر از یادگیری چند دکمه و منو است؛ این ابزار میتواند به یکی از بهترین همکاران شما در مدیریت منابع انسانی تبدیل شود.
وقتی دستگاه را درست راهاندازی کنید، یک نفر مسئول و آموزشدیده را برای تعریف و مدیریت پرسنل انتخاب نمایید و کارکنان نیز با نکات سادهای مانند تمیز نگه داشتن انگشت یا تمییز کردن سنسور همکاری کنند، همه چیز روان و بدون دردسر پیش میرود.
این سیستم نه تنها ساعتهای ورود و خروج را با دقت بالا ثبت میکند، بلکه به شما کمک میکند حقوق و مزایا را عادلانه محاسبه کنید، تأخیرها و غیبتها را بهموقع شناسایی نمایید و در نهایت محیط کاری منظمتر و شفافتری بسازید.
اگر تا امروز از این دستگاهها استفاده میکردید اما احساس میکردید بهره کامل را نمیبرید، حالا زمان مناسبی است که با رعایت نکات گفتهشده، عملکرد آن را به سطح بالاتری ببرید. نتیجهاش آرامش خاطر شما بهعنوان مدیر و رضایت بیشتر کارکنان خواهد بود. امیدواریم این راهنما توانسته باشد راه را برایتان روشنتر کند.
سوالات متداول
1. چگونه اثر انگشت را در دستگاه حضور و غیاب تعریف کنیم؟
ابتدا وارد منوی کاربران شوید، کاربر جدید اضافه کنید و انگشت را سه بار روی سنسور قرار دهید تا اسکن شود.
2. چرا دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی شناسایی نمیکند؟
ممکن است به دلیل کثیفی سنسور یا انگشت مرطوب باشد. سنسور را تمیز کنید و دوباره امتحان نمایید.
3. مسئول تعریف پرسنل کیست؟
معمولاً مدیر منابع انسانی یا کارشناس IT که مسئولیت ثبت و مدیریت اطلاعات کارکنان را دارد.
4. آیا دستگاههای حضور و غیاب نیاز به اینترنت دارند؟
نه همیشه؛ برخی مدلها آفلاین کار میکنند، اما برای همگامسازی ابری، اینترنت مفید است.