وقتی تعداد پرسنل از ۴۰–۵۰ نفر بیشتر میشود یا چند شعبه، پروژه و دپارتمان دارید، یکی از اولین چالشهای واقعی منابع انسانی این است:
چطور کاری کنیم که سرشیفت تولید، ورود و خروج بخش فروش را نبیند؟ مدیر پروژه الف، تردد کارگران پروژه ب را نبیند؟ و در عین حال همه با یک نرمافزار حضور و غیاب پرسنل کار کنند؟
جواب یک قابلیت پایه اما بسیار مهم است: «چندکاربری با سطوح دسترسی تفکیکی» در نرم افزار حضور و غیاب پرسنل.
در این مقاله قدمبهقدم توضیح میدهیم که این امکان چیست، چرا برای هر سازمانی ضروری است و چطور خودتان با کمک آموزشهایی که بواسطه مسئولین پشتیبانی نرم افزار حضور و غیاب به شما آموختهاند، میتوانید آن را پیاده کنید.
چندکاربری در نرمافزار حضور و غیاب پرسنل یعنی چه؟
چندکاربری در نرمافزار حضور و غیاب پرسنل یعنی دقیقاً مثل یک ساختمان اداری بزرگ که هر طبقه کلید خودش را دارد؛ و هیچکس نمیتواند در ورودی منزل طبقهی دیگران را باز کند و وارد منزل سایر افراد ساختمان شود. هر قسمت دسترسی مورد نیاز خود را دارد.
به زبان خیلی ساده: وقتی مدیر شعبهی اصفهان وارد نرمافزار میشود، فقط اسم، تردد، مرخصی، اضافهکاری و گزارش پرسنل اصفهان را میبیند و حتی یک نفر از پرسنل شعبهی شیراز یا تهران برایش نمایش داده نمیشود.
سرشیفت خط تولید سه هم فقط ۴۰ الی ۵۰ نفر پرسنل خط خودش را میبیند و اصلاً نمیداند خط تولید یک امروز چند نفر از پرسنل غیبت داشتهاند. مدیر پروژهی مترو کرج فقط کارگران و مهندسان سایت خودش را میبیند و هیچ اطلاعی از پروژهی مترو شیراز ندارد.
در مقابل، مدیر منابع انسانی و مدیرعامل (وقتی لازم باشد) مثل نگهبان اصلی ساختمان، به همهی طبقات دسترسی دارند و کل سازمان را یکجا میبینند.
به همین سادگی: هر کس دقیقاً به اندازهی مسئولیت خودش دسترسی دارد، نه بیشتر و نه کمتر. اینطوری هم حریم خصوصی پرسنل حفظ میشود، هم احتمال اشتباه و شایعه به صفر میرسد و هم همه چیز بسیار اصولی و حرفهای مدیریت میشود.
چرا این قابلیت برای حضور و غیاب پرسنل حیاتی است؟
چون بدون آن، انگار همهی فیشهای حقوقی، لیست غیبتها و گزارش تأخیرها را روی تابلوی اعلانات وسط حیاط شرکت زدهاید و همه پرسنل میتوانند به راحتی همه اطلاعات ورود و خروج همکاران خود را ببینند.
تصور کنید سرشیفت خط یک ببیند کارمند خط دو چقدر اضافهکاری گرفته است . همان لحظه شایعه و چشموهمچشمی شروع میشود و تا پایان ماه آرامش سازمان بههم میریزد.
یا یکی به اشتباه (یا حتی عمداً) ورود یا خروج همکارش را در بخش دیگر ویرایش کند. آخر ماه که حقوق پرسنل واریز میشود، دعوا و نامهنگاری با منابع انسانی تمام نمیشود.
از طرف دیگر، طبق قانون جدید حفاظت از دادههای شخصی، اگر کارمند عادی بتواند کارکرد و حقوق همکارش را ببیند، شرکت جریمهی سنگین میشود و حتی ممکن است مدیرعامل شخصاً پاسخگو باشد.
و در نهایت، وقتی مدیر هر بخش فقط عملکرد و حضور و غیاب بخش خودش را میبیند، دیگر لازم نیست دهها بار گزارشهای موجود را فیلتر کند؛ مرخصی و مأموریت زیرمجموعهاش را در چند ثانیه تأیید میکند، کارکرد روزانه را با چند کلیک ساده میبندد و همه چیز مثل ساعت کار میکند. به عبارت دیگر: حریم خصوصی حفظ میشود، تنش و حاشیه صفر میشود، قانون رعایت میشود و سرعت کار نیز چند برابر میشود.
نمونه سطوح دسترسی رایج که تقریباً همه سازمانها نیاز دارند
بعد از اینکه در قسمت بالا اهمیت چندکاربری را با هم مرور کردیم، بیایید ببینیم در عمل به چه نقشهایی نیاز داریم و هر کدام دقیقاً چه چیزی باید ببینند.
تقریباً در ۹۹٪ سازمانهای ایرانی (از کارخانه ۳۰۰ نفره تا هلدینگ ۵۰۰۰ نفره) همین ۷–۸ نقش زیر کافی است تا همه چیز مثل یک ارکستر دقیق هماهنگ شود.
| نقش | چه چیزی را میبیند؟ | میتواند ویرایش کند؟ |
| مدیرعامل | کل سازمان + داشبورد کلی | فقط در موارد خاص |
| مدیر منابع انسانی | همه پرسنل | بله |
| مدیر مالی | فقط گزارش کارکرد ماهانه | خیر |
| مدیر شعبه / پروژه | فقط پرسنل همان شعبه یا پروژه | بله (فقط گروه خودش) |
| سرشیفت / سوپروایزر | فقط افراد زیرمجموعه خودش | بله (فقط زیرمجموعه خودش) |
| کارمند عادی | فقط تردد و مرخصی خودش | خیر |
راهنمای قدمبهقدم راهاندازی چندکاربری در نرمافزار حضور و غیاب پرسنل
خوشبختانه پیادهسازی قابلیت چندکاربری در نرمافزار حضور و غیاب پرسنل به هیچ عنوان پیچیده نیست؛ معمولاً در کمتر از یک ساعت و بدون نیاز به دانش برنامهنویسی قابل انجام است.
مراحلی که در ادامه میخوانید، صرفاً یک «الگوی پیشنهادی و مثالگونه» است؛ یعنی ساختاری کلی و استاندارد که در بیشتر سازمانهای ایرانی جواب میدهد، اما هر شرکت، کارخانه یا هلدینگ بسته به پیچیدگی درخت سازمانی، تعداد شعب، پروژهها و فرهنگ داخلی خودش ممکن است نیاز به تنظیمات متفاوتی داشته باشد.
به همین دلیل، بهترین و ایمنترین راه این است که:
- ابتدا فیلمهای آموزشی و راهنمای تصویری نرمافزارتان را کامل ببینید
- با تیم پشتیبانی فنی و پشتیبانی نرمافزار حضور و غیابتان هماهنگ کنید
- در یک جلسه کوتاه (حتی آنلاین ۳۰–۴۵ دقیقهای) ساختار دقیق سازمان خودتان را با کارشناسشان مرور کنید تا تنظیمات بهصورت ۱۰۰٪ سفارشی و بدون خطا انجام شود
در ادامه، همان الگوی استاندارد و پرکاربردی را که طی سالهای گذشته برای صدها مشتری پیادهسازی کردهایم، بهصورت شفاف و قدمبهقدم آوردهایم تا دید روشنی به شما بدهد. شما میتوانید از آن بهعنوان پایه و نقشه راه استفاده کنید و سپس همراه تیم پشتیبانی، آن را دقیقاً منطبق بر نیازهای سازمان خودتان تنظیم نمایید.
- درخت سازمانی بسازید (شعبهها – دپارتمانها – پروژهها – شیفتها)
- برای هر مدیر، سرشیفت و سرپرست یک حساب کاربری جداگانه ایجاد کنید
- پرسنل را به گروههای مربوطه اختصاص دهید
- برای هر حساب کاربری دقیقاً مشخص کنید: – کدام گروههای پرسنل را ببیند – اجازه ویرایش تردد داشته باشد یا فقط مشاهده کند – بتواند مرخصی و مأموریت تأیید کند یا نه – گزارشهای کدام بازه زمانی را ببیند
- با حساب هر کاربر وارد شوید و تست کنید
کل این کار در نرمافزارهای استاندارد ایرانی معمولاً ۳۰ تا ۶۰ دقیقه طول میکشد و نیازی به برنامهنویس ندارد.
نتیجهگیری
امروزه، اگر نرمافزار حضور و غیاب پرسنل شما این امکان ساده چندکاربری را ندارد که «هر کس فقط پرسنل خودش را ببیند»، عملاً هر روز دارید حریم خصوصی کارکنان و امنیت اطلاعات سازمان را به خطر میاندازید.
خوشبختانه پیادهسازی این قابلیت بسیار راحتتر از چیزی است که تصور میکنید و در اکثر نرمافزارهای معتبر ایرانی (از جمله نرم افزار حضور و غیاب دنیای پردازش) بهصورت پیشفرض و بدون هزینه اضافی وجود دارد.
سوالات متداول
1. پرسنلی که در دو شیفت یا دو پروژه کار میکند چه میشود؟
در نرمافزارهای حرفهای میتوانید او را در چند گروه بگذارید و هر سرشیفت فقط ساعت مربوط به خودش را ببیند.
2. آیا میتوان برای یک نفر دو نقش متفاوت تعریف کرد؟
بله، مثلاً هم سرشیفت باشد هم گاهی گزارش کل را ببیند.
3. این تنظیمات روی اپلیکیشن موبایل پرسنل و مدیران هم اعمال میشود؟
بله، ۱۰۰٪ یکسان.
4. برای سازمان ۱۵۰۰ نفره با ۳۵ شعبه هم جواب میدهد؟
بله، خیلی از شرکتهای بزرگ همین الان دقیقاً همین روش را استفاده میکنند.