نرم افزار حضور و غیاب
توضیحات
برنامه حضور و غیاب چیست؟
در کنار هر سخت‌افزار یا دستگاه حضور و غیاب، به یک نرم‌افزار نیز نیاز است تا اطلاعات خام تردد را پردازش و تبدیل به گزارش‌های مورد نیاز برای بخش کارگزینی، منابع انسانی و مدیریتی سازمان نماید. برخی از فواید و کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب عبارتند از:
- شیفت‌بندی پرسنل (اداری، گردشی، بیمارستانی)
- محاسبه اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری
- مدیریت مرخصی‌ها، مانده مرخصی‌ها، و مأموریت‌ها
- کنترل خروج پرسنل از محدوده‌های تعریف‌شده به کمک جی پی اس ( Geo-Fencing, Geo-Location)
- کنترل آنلاین تردد پرسنل
- دارای سیستم درخواست مرخصی و امکان پذیرش یا رد آن توسط مدیریت
- مجهز به معماری سرویس گرا
- گزارش و ویرایش کارت تردد فرد
- گزارش روزانه کارکرد
- گزارش ماهانه کارکرد
- محاسبه حقوق و امکان اتصال به درگاه پرداخت
نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند با سیستم پرسنلی، مالی، حقوق دستمزد و منابع انسانی مرتبط شود و مشخصات پرسنل را دریافت کند و همچنین خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد بگذارد.
چنانچه سازمان شما نرم افزار سلف و رستوران دنیای پردازش را نیز در اختیار داشته باشد، به کمک ارتباط این دو سیستم می‌توانید وضعیت حضور پرسنل در سازمان هنگام گرفتن ژتون غذا را کنترل کنید.
نرم افزار حضور و غیاب چگونه کار می کند؟
کارمندان حضور خود را با استفاده از روش های مختلف (مانند اسکن های بیومتریک، کارتزنی، ثبت حضور دستی با استفاده از موبایل و ...) ثبت می کنند و تمام اطلاعات در یک پایگاه داده (data base) دخیره می شود. هرکدام از نرم افزار ها ویژگی های خود را دارند و با استفاده از کدی که برنامه نویسان ما برای آن طراحی کرده اند، محاسبات مربوط به شیفت بندی، محاسبه حقوق، مرخصی و غیره را انجام می دهد و روی داده خام ورودی پردازش انجام می دهد.
تأثیر نرم‌افزار حضور و غیاب بر مدیریت منابع انسانی و بهره‌وری
نرم‌افزار حضور و غیاب تنها برای ثبت تردد کارکنان استفاده نمی‌شود؛ این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا نظم، دقت و بهره‌وری خود را به طور چشمگیری افزایش دهند. برخی از مهم‌ترین مزایای آن عبارتند از:
کاهش خطاهای محاسبات حقوق و مرخصی
ثبت دقیق ورود و خروج پرسنل باعث کاهش خطاهای انسانی در محاسبه اضافه‌کاری، مرخصی و مأموریت می‌شود و زمان تیم منابع انسانی را صرفه‌جویی می‌کند. برای جزئیات بیشتر می‌توانید به مقاله ثبت مأموریت و مرخصی دقیق پرسنل مراجعه کنید.بهبود نظم و انضباط کاری
پایش دقیق زمان‌های ورود و خروج انگیزه کارکنان برای رعایت ساعت کاری را افزایش می‌دهد و بهره‌وری سازمان را بالا می‌برد. مطالعه پایش دقیق زمان‌های ورود و خروج می‌تواند دیدگاه کامل‌تری ارائه دهد.تحلیل داده‌ها برای تصمیم‌گیری بهتر
با جمع‌آوری داده‌های حضور و غیاب، مدیران منابع انسانی می‌توانند روندها را شناسایی و تصمیمات استراتژیک بهتری اتخاذ کنند. استفاده از یکپارچگی با سیستم گردش کار به سازمان کمک می‌کند داده‌ها را به طور مؤثرتری مدیریت کند.تطابق با قوانین کار و مقررات سازمانی
نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند محاسبات و گزارش‌ها را مطابق قوانین کار و سیاست‌های داخلی سازمان انجام دهد، از اختلافات قانونی جلوگیری کند و حقوق کارکنان را تضمین کند. برای اطلاعات بیشتر، مقاله تطابق نرم‌افزار با قوانین کار را مشاهده کنید.پشتیبانی از رشد سازمانی
سازمان‌های در حال توسعه نیاز دارند سیستم‌های حضور و غیاب بتوانند با افزایش کارکنان و شعب، مدیریت تردد را ساده و دقیق نگه دارند. مقاله نرم‌افزار حضور و غیاب برای شرکت‌های در حال رشد راهنمای خوبی برای انتخاب سیستم مناسب ارائه می‌دهد.
چگونه نرم افزار حضور و غیاب مناسب کسب و کارمان را انتخاب کنیم؟
به طور کلی بهترین برنامه حضور و غیاب برای هر کسب و کاری باید ویژگی های رابط کاربری آسان و گسترش پذیری (Scalable) داشته باشد. بنابراین پیشنهاد می شود در صورتی که قصد خرید نرم افزار کنترل تردد پرسنل را دارید، یک نسخه آزمایشی یا دمو را از سازنده تهیه کنید و با آن کار کنید.
مطالب مرتبط: راهنمای جامع انتخاب سیستم حضور و غیاب : نکاتی که باید بدانید
فاکتور بعدی سرور و محل ذخیره سازی داده های حضور کارمندان است. پیشنهاد می شود از سرورهای ابری استفاده کنید تا در هر زمان با داشتن اینترنت بتوانید به آن دسترسی پیدا کنید و همچنین ریسک از دست رفتن اطلاعات را کاهش دهید. سرورهای ابری به کارمندان ریموت (کسانی که از راه دور کار می کنند) کمک می کند که از راه دور بتوانند زمان هایی که در حال کار هستند را ثبت کنند.
ترجیح کارفرمایان در انتخاب نوع نرم افزار نیز تاثیر گذار است. کسب و کارهای امروزی ترجیح می دهند کارمندانشان به سادگی و در سریع ترین زمان ممکن وارد سامانه شوند از این رو محبوبیت نرم افزار های زیر در حال افزایش است:
1- حضور و غیاب تحت وب کارا: یک آدرس URL به تمام کارکنان و مدیران داده می شود و با نام کاربری و رمز عبور وارد پنل می شوند. تنها چیزی که نیاز است یک دستگاه است که بتواند به اینترنت متصل شود. این نرم افزار معمولا در سازمان هایی استفاده می شود که به کارمندان خود یک دستگاه کامپیوتر درون سازمانی اختصاص می دهند. این سامانه برای موبایل هم بهینه شده و ریسپانسیو است.
2- حضور و غیاب تحت ویندوز: این نسخه‌ها روی سیستم‌های کامپیوتری داخل سازمان نصب می‌شوند و معمولاً بدون نیاز به اینترنت کار می‌کنند. برای سازمان‌هایی مناسب است که زیرساخت ابری ندارند یا ترجیح می‌دهند اطلاعات ورود و خروج پرسنل روی سرور داخلی نگهداری شود.
3- اپلیکیشن حضور و غیاب دنیای پردازش برای موبایل: این محصول برای سیستم عامل های اندروید و ios طراحی شده و بسیار کاربردی است. دسترسی راحت و سریع به بخش های مختلف مانند ثبت حضور، درخواست تغییر شیفت، درخواست مرخصی و بسیاری موارد دیگر از ویژگی های این اپلیکیشن است. مدیران می توانند در هر لحظه از طریق موبایل تردد پرسنل را مانیتور کنند و ضمنا اطلاعات ثبت یا درخواست ها از طریق نوتیفیکشن موبایل (notification bar) به اطلاع مدیران خواهد رسید.
هنگام خرید نرم‌افزار حضور و غیاب در پی چه ویژگی‌هایی باشیم؟
برای انتخاب یک نرم‌افزار حضور و غیاب حرفه‌ای، تنها امکانات پایه مثل ثبت تردد یا گزارش‌گیری کافی نیست. سازمان‌ها به دنبال راهکاری هستند که منعطف، یکپارچه و پشتیبانی‌پذیر باشد تا در بلندمدت بتواند نیازهایشان را پاسخ دهد. هنگام بررسی گزینه‌های مختلف، بهتر است این ویژگی‌ها را در نظر بگیرید:
قابلیت سفارشی‌سازی و اسکریپت‌نویسی آسان برای انطباق سریع با قوانین و رویه‌های خاص هر سازمان.
امکان یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند منابع انسانی، مالی و حقوق و دستمزد از طریق وب‌سرویس.
ارائه‌ی دوره‌های آموزشی رایگان و منظم برای کارکنان به‌منظور استفاده بهتر از نرم‌افزار.
دسترسی به محتوای آموزشی ویدیویی کامل و به‌روز برای رفع نیازهای آموزشی در هر زمان.
پشتیبانی حرفه‌ای شامل خدمات تلفنی و حضوری سریع با کمترین زمان انتظار.
پیشینه دنیای پردازش در زمینه تولید نرم‌افزار حضور و غیاب
پس از ارائه اولین ساعت حضور و غیاب شرکت، بنابر تقاضای مشتریان، در اوایل دهه 70 شمسی، نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان تحت DOS به مشتریان ارائه شد. با تکامل نرم‌افزار DOS، برنامه PWLAN به بازار ارائه شد که با توجه به امکانات و توانمندی‌ها در عین سادگی، هنوز هم در برخی از شرکت‌ها مورد استفاده می‌باشد.
با توجه به تنوع و گستره تقاضاهای مختلف مشتریان ایرانی در زمینه حضور و غیاب، دنیای پردازش به صورت پیشتاز در اواسط دهه 70 شمسی، امکان سفارشی‌سازی محاسبات روزانه و ماهانه با کمک اسکریپت‌های جانبی برنامه را ارائه کرد که در نوع خود در انعطاف کم نظیر بودند. در اواسط دهه 70، در کنار نرم‌افزار رایگان، یک نرم‌افزار پیشرفته به‌نام PWKara تحت DOS با زبان FoxPro ارائه شد که از نظر وسعت امکانات محاسباتی برای سازمان‌های پیچیده، کم‌نظیر بود.
در سال 1385 نسخه تحت ویندوز سیستم حضور و غیاب PWKaraWin به زبان دلفی تولید و به بازار نرم‌افزار ایران عرضه شد. در سال 1395 نرم‌افزار PWKaraWeb به زبان c# تحت وب ارائه شد.
سوالات متداول
۱. نرم‌افزار حضور و غیاب چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم‌افزار حضور و غیاب ابزار ثبت و مدیریت ورود و خروج کارکنان است و به سازمان‌ها کمک می‌کند گزارشات دقیق، شیفت‌بندی و محاسبه حقوق و مرخصی را به‌صورت خودکار داشته باشند.
۲. چه تفاوتی بین نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، موبایلی و ویندوز وجود دارد؟
نسخه تحت وب از طریق مرورگر و اینترنت قابل دسترسی است، اپلیکیشن موبایلی امکان ثبت حضور از راه دور را فراهم می‌کند و نسخه ویندوز معمولاً روی سیستم داخلی سازمان نصب می‌شود و بدون اینترنت کار می‌کند.
۳. چگونه نرم‌افزار حضور و غیاب بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد؟
با کاهش خطاهای انسانی در محاسبه حقوق و مرخصی، پایش دقیق زمان‌های ورود و خروج، و ارائه گزارش‌های تحلیلی، مدیریت منابع انسانی و بهره‌وری کارکنان بهبود می‌یابد.
۴. آیا نرم‌افزار حضور و غیاب قابل یکپارچه شدن با سیستم‌های منابع انسانی و مالی است؟
بله، بیشتر نرم‌افزارها از طریق وب‌سرویس‌ها یا API قابلیت اتصال به سیستم‌های منابع انسانی، مالی و حقوق و دستمزد را دارند تا داده‌ها به‌صورت یکپارچه منتقل شود.
۵. آیا می‌توان نرم‌افزار حضور و غیاب را سفارشی‌سازی کرد؟
بله، نرم‌افزارهای مدرن امکان تنظیم قوانین سازمانی، ایجاد گزارش‌های اختصاصی و سفارشی‌سازی قابلیت‌ها را دارند تا نیازهای خاص هر سازمان برآورده شود.