سامانه حضور و غیاب

رسانه - عکس - حضور و غیاب - PW 1000  

در این گفتار به معرفی سیستم حضور و غیاب، بررسی انواع آن از منظر نرم‌افزار و سخت‌افزار می‌پردازیم. معیارهای انتخاب سیستم و دستگاه مناسب حضور و غیاب را مطرح و بررسی می‌کنیم. مزایا و معایب این سیستم‌ها را بررسی می‌کنیم و در پایان به پرسش‌های متداول در این زمینه پاسخ می‌دهیم.

سیستم حضور و غیاب چیست؟

سیستم حضور و غیاب برای مانیتور‌کردن زمان آغاز و پایان کار پرسنل است. این سیستم که به سیستم کنترل‌تردد نیز مشهور است، به کارفرما کمک می‌کند تا ساعات کاری پرسنل، دیرکرد یا تأخیر، تعجیل، مرخصی و مأموریت را مانیتور و از پرداخت‌های غیرضروری جلوگیری کند. در این سیستم، پرسنل ورود و خروجشان را به شکل اتوماتیک از طریق دستگاه کنترل تردد (دستگاه کارت‌خوان، ساعت‌زن، کارت‌زن، ورود خروج و ثبت تردد از اسامی رایج دیگر این دستگاه هستند.)، کامپیوتر و یا موبایل ثبت کنند. اطلاعات ورود و خروج ثبت شده در دستگاه به سرعت به نرم‌افزاری منتقل می‌شود که می‌تواند کارکرد پرسنل را محاسبه کند.
کارایی و توانایی‌های این سیستم می‌تواند گاهی بسیار فراتر از ورود و خروج پرسنل باشد. مثلا:

  • جاجایی پرسنل را از طریق Geo-Location و Geo-Fencing مانیتور کند.
  • اطلاعات واقعی در خصوص پرسنلی که واقعا کار می‌کنند یا کار نمی‌کنند به شما بدهد.
  • مرخصی‌ها را مدیریت کند.
  • شیفت‌بندی پرسنل را ایجاد کند.

دنیای پردازش، با افتخار، نخسین حاضر در حضور و غیاب کشور

شرکت دنیای پردازش به‌عنوان اولین در سیستم‌های حضور و غیاب کاملا فارسی، بسیاری از ایده‌ها را اولین بار ارائه کرد که شرکت‌های دیگر از برخی از این ایده‌ها اقتباس کردند:

  • اولین ساعت حضور و غیاب کاملا فارسی PW 1000
  •  طراحی کلیدهای اختصاصی مأموریت و مرخصی (PW 1000) و اهمیت‌دادن ویژه به آنها در طراحی (PW 1100 و PW 1200 و مدل‌های بعدی)
  • طراحی ارگونومیک کارت‌خوان بارکد با شیب به سمت جلو و انحراف به چپ برای راحتی استفاده از کارت (PW 1400)
  • اختصاص کلیدی برای گزارش‌گیری تردد توسط خود پرسنل روی دستگاه، بدون نیاز به نرم‌افزار (PW 1100 و مدل‌های بعدی)
  • طراحی صفحه کلید متناسب با فرهنگ حضور و غیاب ایرانی و تخصیص کلید به علمکردهای متداول (تأخیر سرویس، فراموشی کارت و موارد دیگر) (PW 1400 و PW 1500)
  • گزارش تردد تمام صفحه هفتگی برای فرد (PW 1600)
  • طراحی زیبا و ساده ساعت مطابق آخرین طرح‌های روز دنیا با توجه ویژه به کاربری و صفحه نمایش عمودی (PW 1700)
    یکی از نکات قوت دستگاه‌های تولیدی شرکت نسبت به محصولات خارجی، تعبیه منبع تغذیه در داخل دستگاه است که سیم‌کشی برق را راحت کرده است و به زیبایی نصب نیز کمک می‌کند.
    دنیای پردازش اولین شرکتی بود که گارانتی 2 ساله به همراه 10 سال ضمانت پشتیبانی را ارائه نمود. البته در عمل، حتی برخی اوقات این پشتیبانی تا بیش از 20 سال ادامه داشته است و هنوز دستگاه‌های فوق‌العاده PW 1100 در گوشه و کنار کشور در حال خدمت هستند.

انواع دستگاه حضور و غیاب

همگام با انقلاب صنعتی و ایجادشدن کارخانه و کارگاه‌های صنعتی و پیدایش مفاهیمی مانند پرسنل، ساعت‌کاری، خط تولید، نیروی کار تمام‌وقت، شیفت‌کاری، مرخصی، مزد روزانه و ماهانه و مفاهیم مدرنی که به دنبال پیدایش صنایع ایجاد شدند، نیاز به یک سیستم برای ثبت و نظارت بر کارکرد کارگران و کارمندان و در پی آن ابزار تشخیص هویت افراد بیش از هر ابزار مدیریتی احساس شد.

دستگاه حضور و غیاب دستی یا مکانیکی با کارت مقوایی

در گذشته، کارفرما برای حضور و غیاب پرسنل از دستگاه time stamping machine که با تکیه بر کارت‌های کاغذی که زمان‌های تردد روی آنها مهر می‌شد استفاده می‌کرد. دستگاه آمانو نخستین دستگاه حضور و غیاب ساخته شده است که تا اوایل دهه هفتاد نیز در ایران استفاده می‌شد. شاهدش هم همین فیلم همسر ساخته مهدی فخیم‌زاده، با بازی فوق العاده بانو فاطمه معتمد‌آریا! همان‌گونه که در این چند ثانیه از این فیلم مشاهده می‌کنید، پرسنل باید به شکل دستی، کارت مربوط به خود را وارد دستگاه می‌کردند تا ورود یا خروج ایشان ثبت شود. مزایا و معایب این دستگاه بر کسی پوشیده نیست. به ویژه برای افرادی که اهل (خدای ناکرده) تقلب و کارت‌زدن به جای دیگری هستن. جالب این‌که پس از گذشت بیش از بیست سال هنوز عده زیادی از عبارات دستگاه کارت‌زنی و یا دستگاه ساعت‌زنی که در مورد این دستگاه مصداق داشت، به جای دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنند.
یک قرن به درازا کشید تا این سیستم، با دستگاه اتوماتیک که نیاز به ثبت دستی تردد توسط پرسنل را از بین می‌برد، جایگزین شود.
در ایران، این دستگاه‌ها با توجه به نحوه استفاده کارت در آنها، به نام دستگاه‌های ساعت‌زنی (Time Clock) یا کارت‌زنی (Punch Card) شناخته می‏‌شدند و تا اوایل دهه 70 شمسی، محبوب و متداول بودند.

کارتزنی در فیلم همسر با بازی فاطمه معتمد آریا

 

دستگاه حضور و غیاب الکترونیک با کارت

در ایران، اولین سیستم‌های الکترونیک حضور و غیاب، از اواخر دهه 60 شمسی استفاده شدند. بزرگترین مزیت سیستم دیجیتال ، از بین‌بردن نیاز به سیستم کارت‌زنی دستی است. تمام زمان‌ها به صورت الکترونیکی جمع‌آوری و محاسبه می‌شود که این امر باعث کاهش چشم‌گیر خطا می‌شود. نقطه قوت دیگر این سیستم، مدیریت تمام نیازهای شما از قبیل میزان حضور پرسنل، مانده مرخصی و شیفت‌بندی آن‌ها در یک نرم‌افزار است. در ابتدا، این سیستم  نسبت به سیستم مکانیکی گران‌تر بود ولی در عوض، در استفاده از کارت صرفه‌جویی می‌شد، نگهداری آتی سیستم آسان‌تر بود و با حذف محاسبات دستی، کارایی سیستم به شکل قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌یافت.
در این دستگاه‌ها، معمولاً صفحه کلیدی تعبیه شده بود که امکان ثبت نوع تردد مانند مرخصی ساعتی یا مأموریت ساعتی را فراهم می‌کرد.
شرکت دنیای پردازش از شرکت‌های پیشرو در این زمینه بود که در ابتدای دهه 70 شمسی، با ارائه اولین ساعت حضور و غیاب دارای صفحه نمایش و صفحه‌کلید فارسی (به نام PW 1000)، انقلابی در بازار حضور و غیاب ایران ایجاد کرد.

نسل‌های مختلف کارت و کارت‌خوان در این سیستم‌ها به ترتیب زمانی عبارتند از:

  1. اپتیک: با سوراخ‌های ایجاد شده در کارت پلاستیکی خوانده می‌شدند. این کارت‌ها قابل تقلب بودند. اولین نسل ساعت‌های دنیای‌پردازش PW 1000 مجهز به این سیستم بودند.
  2. بارکد: با کشیدن کارت دارای بارکد، شماره فرد خوانده می‌شد. کپی این کار‌ت‌ها راحت بود.
  3. مغناطیس: کپی این کارت‌ها فقط با داشتن انکودر مغناطیسی امکان‌پذیر بود.
  4. Proxy 125 kh: کارت‌های بدون‌تماس که کپی‌کردن آنها سخت است.
  5. Mifare: کارت‌های بدون‌تماس مایفر هستند که می‏‌توان برخی اطلاعات مانند شماره پرسنلی و نام فرد را نیز روی آن درج کرد.

دستگاه جدید PW 1700

 

دستگاه حضور و غیاب بایومتریک

یکی از مشکلات سیستم‌های کارتی، نیاز به حمل کارت توسط پرسنل و همچنین، امکان استفاده کارت توسط افراد دیگر بود. برای رفع این نواقص، از اوایل دهه 80 شمسی، سیستم‌های بایومتریک تولید شدند. در سیستم‌های بایومتریک، برای شناسایی پرسنل و ثبت تردد آنها، باید افراد، دستگاه را لمس و یا در برابر آن تردد کنند. این تکنولوژی‌های نو تشخیص هویت از ابزارهای شناسایی بیومتریک از قبیل ثبت اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده می‏‌کنند. انواع این سیستم‌ها عبارتند از:
اثر انگشت خازنی: از طریق سنسورهای حرارتی که انگشت روی آنها گذاشته می‌‏شود کار می‏‌کنند. این سنسورها بسیار آسیب پذیر هستند و علاوه بر آن گران و کند بوده و منسوخ شده‏‌اند.
اثر انگشت نوری: از طریق اسکن اثرانگشت کار می‌‏کنند. برخی از این سنسورها قدرت تشخیص بافت زنده را دارند. به دلیل محو بودن اثر انگشت برخی افراد، استفاده از کارت‌خوان بدون تماس در کنار سنسور اثرانگشت الزامی است.
کف دست: کف دست روی یک صفحه قرار می‌گیرد و یا از یک شکاف، عبور داده می‌شود. این سیستم‌ها گران هستند و بیشتر برای کنترل دسترسی کاربرد دارند.
تشخیص عنبیه چشم: با اسکن عنبیه چشم کار می‌کنند و امنیت بالایی دارند ولی به دلیل لزوم توقف فرد در یک نقطه خاص، کند و برای حضور و غیاب مناسب نیستند.
تشخیص چهره: با شناسایی اجزای چهره از طریق یک دوربین مادون قرمز کار می‌‏کنند. این سیستم‌ها در سالیان اخیر متداول شده‌اند.
دستگاه‌های جدیدتر به صفحه نمایش تاچ مجهز هستند و در آنها از کلید کمتر استفاده می‏‌شود.
شرکت دنیای پردازش محدوده وسیعی از متداول‌ترین تکنولوژی‌ها یعنی اثرانگشت نوری و تشخیص چهره به همراه کارت‌خوان‌های بدون تماس پراکسی و مایفر که تولید شرکت هستند را ارائه می‌دهد.
 

محصولات سخت‌افزاری دنیای پردازش در زمینه حضور و غیاب

هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب در پی چه مواردی باشیم؟

    شرکت تأمین‌کننده، بر اساس تجارب و قدرت پشتیبانی محصولات، دارای گارانتی واقعی 2 ساله و پشتیبانی واقعی 10 ساله باشد.

    1. دستگاه حضور و غیاب برای ارسال مداوم اطلاعات به نرم‌افزار (بدون ایجاد وقفه در کارت‌زنی)، دارای مانیتورینگ Push باشد.
    2. دستگاه حضور و غیاب، بدون نیاز به کامپیوتر، دارای قابلیت نمایش گزارش هفتگی تردد فرد، روی صفحه نمایش دستگاه باشد.
    3. تیم پشتیبانی شرکت تأمین‌کننده، دارای تجربه کافی در مراجعه حضوری به شرکت‌ها و سازمان‌ها و تعمیر دستگاه باشد.
    4. تولید داخل باشد و امکان سفارشی‌سازی آن بر اساس نیازهای مشتری وجود داشته باشد.
    5. در ساخت آن از قطعات مرغوب و با‌کیفیت استفاده شده باشد.
    6. شرکت تأمین‌کننده، کلاس آموزش رایگان برای کار با دستگاه برگزار کند.
    7. شرکت تأمین‌کننده، محتوای ویدیویی آموزشی کافی و مناسب برای کار با سیستم ارائه نماید.

نرم‌افزار حضور و غیاب

در کنار هر سخت‌افزار یا دستگاه حضور و غیاب، به یک نرم‌افزار نیز نیاز است تا اطلاعات خام تردد را پردازش و تبدیل به گزارش‌های مورد نیاز برای بخش کارگزینی، منابع انسانی و مدیریتی سازمان نماید. برخی از کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب عبارتند از:

  1. شیفت‌بندی پرسنل (اداری، گردشی، بیمارستانی)
  2. محاسبه اضافه‌کاری، شب‌کاری، نوبت‌کاری
  3. مدیریت مرخصی‌ها، مانده مرخصی‌ها، و مأموریت‌ها
  4. کنترل خروج پرسنل از محدوده‌های تعریف‌شده به کمک جی پی اس (Geo-Fencing, Geo-Location)
  5. کنترل آن‌لاین تردد پرسنل
  6. گزارش و ویرایش کارت تردد فرد
  7. گزارش روزانه کارکرد
  8. گزارش ماهانه کارکرد

نرم‌افزار حضور و غیاب می‌تواند با سیستم پرسنلی، مالی، حقوق دستمزد و منابع انسانی مرتبط بشود و مشخصات پرسنل را دریافت کند و همچنین خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد بگذارد.

چنانچه سازمان شما نرم‌افزار سلف و رستوران دنیای پردازش را نیز در اختیار داشته باشد، به کمک ارتباط این دو سیستم می‌توانید وضعیت حضور پرسنل در سازمان هنگام گرفتن ژتون غذا را کنترل کنید.

 

هنگام خرید نرم افزار حضور و غیاب در پی چه ویژگی هایی باشیم؟

  1. منعطف باشد و امکان سفارشی سازی و اسکریپت نویسی با کمترین میزان تلاش و صرف وقت را داشته باشد.
  2. امکان یکپارچه شدن با دیگر نرم افزارهای سازمان، مانند منابع انسانی، مالی و حقوق و دستمزد را از طریق وب سرویس فراهم کند.
  3. شرکت تامین کننده، کلاس آموزشی رایگان و دائمی در همه هفته های سال برای کار با نرم افزار داشته باشد.
  4. شرکت تامین کننده، محتوای آموزشی ویدیویی کامل و مناسب برای کار با نرم افزار حضور و غیاب در اختیار شما بگذارد.
  5. شرکت تامین کننده، خدمات پشتیبانی تلفنی و حضوری با کمترین زمان انتظار ارائه دهد.

پیشینه دنیای پردازش در زمینه تولید نرم افزار حضور و غیاب

پس از ارائه اولین ساعت حضور و غیاب شرکت، بنابر تقاضای مشتریان، در اوایل دهه 70 شمسی، نرم افزار حضور و غیاب رایگان تحت DOS به مشتریان ارائه شد. با تکامل نرم افزار DOS، برنامه PW LAN به بازار ارائه شد که با توجه به امکانات و توانمندی ها در عین سادگی، هنوز هم در برخی از شرکتها مورد استفاده می ‏باشد.
با توجه به تنوع و گستره تقاضاهای مختلف مشتریان ایرانی در زمینه حضور و غیاب، دنیای پردازش به صورت پیشتاز در اواسط دهه 70 شمسی، امکان سفارشی سازی محاسبات روزانه و ماهانه با کمک اسکریپتهای جانبی برنامه را ارائه کرد که در نوع خود در انعطاف کم نظیر بودند.
در اواسط دهه 70، در کنار نرم افزار رایگان، یک نرم افزار پیشرفته به نام PW Karan تحت DOS با زبان FoxPro ارائه شد که از نظر وسعت امکانات محاسباتی برای سازمان های پیچیده، کم نظیر بود.
در سال 1385 نسخه تحت ویندوز سیستم حضور و غیاب PW Kara Win به زبان دلفی تولید و به بازار نرم افزار ایران عرضه شد. در سال 1395 نرم افزار PW Kara Web به زبان c# تحت وب ارائه شد.

نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی

نرم‌افزار PW Kara-Win در سه نسخه اداری تک‌کاربره، تولیدی تحت شبکه با امکانات نوبت‌کار و بیمارستانی با امکان تایم‌شیفت کشیک ارائه شده و یکی از پرفروش‌ترین نرم‏‌افزارهای حضور و غیاب و به جرأت، موفق‌ترین نرم‌افزار حضور و غیاب در سطح شرکت‌های متوسط و بزرگ می‌باشد که در آن تجربه کاربری ده‌ها هزار مشتری استفاده کننده، لحاظ شده است. صنایع مختلف تولیدی از جمله خودروسازان از ابتدا جزء مشتریان وفادار این نرم‌افزار بوده‌اند.
کارت تردد پرسنل که بر اساس ایده کارت سنتی دستگاه‌های مکانیکی طراحی شده است، در یک نگاه همه ترددهای یک فرد را با امکان ویرایش و استخراج کارکرد و کاردکس در سطح بسیار مطلوبی فراهم می‏‌کند. این کارت تردد، از ابتدا یکی از نقاط قوت شرکت دنیای‌ پردازش نسبت به سایر رقبای ایرانی بود. در این نرم‌افزار، غنای انواع گزارش کارکردی، موجبات برآورده‌شدن همه نیازهای بخش منابع انسانی را فراهم می‌کرد.
برخی اوقات سیستم‌های یک‌پارچه مالی، حاوی نرم‌افزار حضور و غیاب نیز هستند. در عین این‌که یک‌پارچگی با سیستم‌های مالی برای کاربران ایجاد سادگی استفاده به همراه دارد، برآورده کننده نیاز کاربرانی که حداکثر انعطاف و کارایی در عین محاسبات دقیق و پیچیده را از سیستم حضور و غیاب می‌‏خواهند نیست. فقط نرم‌افزارهای حضور و غیاب تخصصی می‏‌توانند این نیازها را به نحو احسن برآورده کنند.
با توجه به نیازهای بومی و ایرانی نرم‌افزار، نرم‌افزارهای خارجی، قدرت رقابت در بازار ایران را ندارند.
از نقاط قوت نرم‌افزار حضور و غیاب دنیای پردازش، یک‌پارچگی با سیستم سلف ( رستوران) شرکت برای کنترل رستوران و پیمانکاران می‏‌باشد.
رسانه - عکس - PW Kara Win
رسانه - عکس - PW Kara Web

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب

نرم‌افزار حضور و غیاب PW Kara-Web بر اساس تجربیات دراز مدت PW Kara Win ساخته شده و علاوه بر تمام مزایای آن دارای امکانات بسیار زیادی از قبیل موارد ذیل است:

  1. امکان یک‌پارچگی با سیستم گردش‌کار تحت وب که دارای امکانات فراوانی برای گردش‌کار انواع مجوزهای تردد، اضافه‌کار و مرخصی و مأموریت است و بهره‌وری سازمان را به شدت بالا می‌‏برد.
  2. دارای سرعت چند ده برابری نسبت به نرم‌افزار ویندوزی است. به‌طوری که روی یک کامپیوتر معمولی، امکان گزارش‏‌گیری کارکرد ماهانه 1000 نفر در یک دقیقه امکان‏‌پذیر است.
  3. تلفیق مدیریت دستگاه‌های حضور و غیاب و سازگاری با انواع دستگاه‌های شرکت‌های خارجی مانند ZK ،Suprema و Virdi
  4. توسعه انواع محاسبات در شیفت‌های چند قسمتی، بهره‌وری پرستاران و بسیاری موارد دیگر.
  5. وب سرویس‌های تعبیه شده، امکان یک‌پارچگی با سیستم پرسنلی شرکت‌های دیگر، Active directory و دیگر سیستم‌ها را فراهم می‏‌کند.

مشتری این نرم‌افزار، شرکت‌های بزرگ و یا متوسطی هستند که به دنبال حداکثر کارایی و بهره‌وری هستند. این نرم‌افزار در عین این‌که گسترده و منعطف است به نسبت رقبای دیگر در حوزه شرکت‌های بزرگ، استقرار بسیار سریع‌تری دارد به نحوی که طی یک ماه می‌توان موارد پیچیده کسب و کاری را در آن سفارشی‌سازی و نرم‌افزار را مستقر کرد.

رسانه - عکس - حضور و غیاب