سیستمهای حضور غیاب فواید زیادی برای کسب و کارها دارند. البته به دلیل تنوع این محصولات، انتخاب و خرید سامانه حضور و غیاب مناسب، کار آسانی نیست. اگر به دنبال خرید سیستم حضور و غیاب هستید، پاسخ این سه پرسش را در این نوشتار میابید: سیستم حضور و غیاب چیست؟ یک سیستم حضور غیاب، چه خدمات و سرویس هایی ارائه می دهد؟ چگونه یک سیستم حضور و غیاب انتخاب کنیم؟ سیستم حضور و غیاب چیست؟ قصد خرید دستگاه حضور و غیاب دارید؟ سیستم حضور و غیاب به کارمندان اجازه می دهد زمان ورود و خروج خود را به طور الکترونیکی، از طریق دستگاه حضور و غیاب، کامپیوتر یا موبایلی که به اینترنت وصل است، ثبت کنند. برخی از این نرم‌افزارهای حضور و غیاب این قابلیت را دارند که از طریق پیام کوتاه، شبکه های اجتماعی مانند توییتر و دیگر ابزارهای ارتباطی مانند Slack، ورود و خروج های افراد را ثبت کنند. بعد از ثبت ورود و خروج، داده ها بلافاصله به نرم افزار حضور و غیاب منتقل می شود که می تواند این اطلاعات را به نرم افزار حقوق دستمزد منتقل کند. خدمات این سیستم ها بسیار فراتر از ثبت ورود و خروج است. ازجمله این خدمات می توان به موارد زیر اشاره کرد: نظارت بر کارمندان مأمور خارج از شرکت (غیر مقیم در سازمان) از طریق مکان یابی (geolocation و geofencing) مدیریت مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، مأموریت ساعتی، مأموریت روزانه و... تهیه شیفت و برنامه برای پرسنل (مانند شیفت پرستاران و پزشکان و نیروهای کارخانجات) تهیه گزارش کارکرد روزانه تهیه گزارش میزان دیرکرد یا اضافه کار بیش از حد سیستم حضور و غیاب، این امکان را برای پرسنل نیز فراهم می کند که خود بتوانند جزییات کارکرد، مرخصی ها، شیفت ها و برنامه های خود را مرور و بررسی کنند. بسیاری از این سیستم ها مجهز به نرم افزارهای Cloud-based (ابری) و On-Premises (محلی) هستند. تفاوت این دو در محل نصب نرم افزار است. نرم افزارهای On-premises در سرورهای داخل سازمان شما نصب می شوند، در حالیکه نرم افزارهای Cloud-base در فضایی متعلق به شرکتی که از آن سیستم حضور و غیاب خریده اید، نصب می شود. مزایای سیستم حضور و غیاب 1. بزرگترین مزیت یک سیستم حضور و غیاب، این است که دیگر نیازی به کارتزنی دستی و ثبت مکانیکی تردد نیست و تمام زمانها به صورت الکترونیکی ثبت می شود. این سیستم احتمال خطا را کاهش می دهد و همچنین نیاز به نیروی انسانی برای نظارت را مرتفع می کند. 2. مزیت دیگر این سیستم، کنترل تمام زمانبندی هاست. به عبارت دیگر، حضور و غیاب، مرخصی ها، شیفت کاری و برنامه کارمندان را در یک نرم افزار، به شکل جامع و یکپارچه مدیریت می کند. این سیستم بازدهی را افزایش می دهد و اتلاف وقت را به کمترین میزان می رساند. معایب سیستم حضور غیاب 1. بزرگترین ایراد سیستم کارتزنی الکترونیکی، گران بودن آن است. هزینه ی این سیستم از روش دستی که طی آن کارمندان زمان ورود و خروج خود را می نوشتند بیشتر است. 2. اشکال دیگر این سیستم، سوق دادن کارفرما به سمت مدیریت ذره بینی و کنترل بیش از حد جزییات، یا همان micromanagement است. هزینه ها هزینه سیستم حضور و غیاب (که کارتزنی یا ساعتزنی نیز نامیده می شود) به این بستگی دارد که نرم افزار آن، cloud-based باشد و یا on-premise. هزینه در حالت cloud-based کمتر، اما مکرر و ماهیانه است. در حالیکه هزینه در حالت on-premises یکجا و در ابتدای کار باید پرداخت شود. در این حالت، هزینه بیشتر است اما در ادامه هیچ هزینه ماهیانه ای پرداخت نمی شود. در اغلب موارد، هزینه اولیه شامل آپدیت ها و پشتیبانی نرم افزار نیست. قیمت نرم افزار حضور و غیاب ابری، از یک دلار تا ده دلار متغیر است که به صورت ماهیانه باید پرداخت شود. هزینه ی دیگری که برای هر سیستم متحمل می شوید هزینه دستگاه ساعتزنی است. بسیاری از سیستم های حضور و غیاب مجهز به یک یا چند دستگاه حضورغیاب هستند. امنیت این نرم افزارها با پین، swipe و فناوری بیومتریک مانند اثرانگشت یا تشخیص چهره، تامین می شود. نوع دستگاه حضورغیاب، هزینه ها را تعیین می کند. تازه ترین دستگاه حضور و غیاب دنیای پردازش مدل PW1700 است که جزییات فنی آن را می توانید اینجا ببینید. در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه باشیم؟ با وجود تنوع امروزی در بازار، تشخیص و یافتن سیستم حضور و غیاب متناسب با هر کسب و کار، عمل ساده ای نیست. کارشناسان بر این باورند که به هنگام خرید یک سیستم چندین مورد را باید در نظر بگیرید: آپشن های منعطف تایم ترکینگ (Time Tracking): در جستجوی سیستمی باشید که کارمندان بتوانند با دستگاه های مختلف مانند کامپیوتر، تلفن هوشمند، تبلت، ساعت زمان سنج، تلفن و یا پیام کوتاه، تردد های خود را ثبت کنند. ثبت دقیق زمان: بهترین سیستم حضور و غیاب سیستمی است که کارفرمایان را قادر سازد طبق ساعاتی که پرسنل کار کرده اند، حقوق بپردازند. نه ساعاتی که موظف بوده اند کار کنند. پیگیری تمام امور وابسته به زمان: اطمینان حاصل کنید که سیستم مورد نظر فقط برای ثبت ورود و خروج فرد نباشد، بلکه کل برنامه کارمندان و نیز محاسبات مربوط به مرخصی و مأموریت را نیز مدیریت کند. علاوه براین، وقتی کارمندان بر روی پروژه ی خاصی کار می کنند، حقوق دهی باید طبق ساعات کاری که صرف پروژه شده است در نظر گرفته شود که این امر نیاز به سیستمی دارد که کار آنها را پیگیری و زمان دقیق را ثبت کند. سازگار با گوشی های همراه: از آنجایی که بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از اداره کار می کنند (پرسنل مأمور)، سیستمی مناسب است که با گوشی های همراه سازگاری داشته باشد تا همه جا در دسترس باشد. در اپ موبایل یا نسخه موبایل نرم افزار حضور و غیاب، نه تنها لازم است پرسنل خارج از اداره بتوانند آغاز و پایان کار خود را ثبت کنند بلکه لازم است که کارفرما بتواند از موقعیت جغرافیایی آنها مطلع شود. کاربرد آسان: در جستجوی سیستمی باشید که کار کردن با آن آسان باشد. کار با سیستم نباید دشوار باشد و نباید به آموزشهای طولانی مدت نیاز داشته باشد. یکپارچه سازی: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه ها و نرم افزارهای دیگری که در سازمان استفاده می کنید سازگاری داشته باشد. مانند نرم افزارهای منابع انسانی یا حقوق و دستمزد. هشدارهای سیستمی: برخی از سیستم ها اعلان هایی دارند که اگر کارمندان نزدیک به پایان ساعت کاری باشند و یا ورود و خروج خود را ثبت نکرده باشند، هشداری به آنها داده می شود. این نوع هشدار ها در کنترل هزینه ها موثر است. ویژگی های حسابرسی: قابلیت مشاهده تغییرات داده شده توسط مدیران یا سوپروایزرها در تایم شیت ها (کارکردها). اکنون به نکات مهمی اشراف پیدا کرده اید و آماده ی تصمیم گیری برای خرید یک سیستم حضور و غیاب هستید. پرسش و پاسخ های متداول در مورد سیستم حضور و غیاب اگر هنوز سوالی در ذهنتان باقی مانده می توانید از این قسمت استفاده کنید تا تصمیم درست تری بگیرید. سوال: تفاوت سیستم حضور و غیاب با ثبت ساعات کاری سنتی چیست؟ جواب: بزرگترین تفاوت این دو روش این است که سیستم حضور و غیاب، دیجیتالی و اتوماتیک است. اما ثبت حضور و غیاب سنتی نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی دارد. در سیستم حضور و غیاب، تنها فشار یک دکمه تمام اطلاعات را در برنامه همگام سازی (sync) می کند و آن اطلاعات با داده های موجود در نرم افزار شما یکپارچه می شود. این سیستم، ساعات کاری، کدهای مشاغل و سمت ها و داده های مربوط به استراحت های کوتاه و مرخصی ها را به صورت دقیق و دیجیتالی ثبت می کند. سوال: آیا میان سیستم حضور و غیاب و فناوری بیومتریک تفاوتی وجود دارد؟ جواب: هر سیستم حضور و غیابی که مجهز به دستگاه حضور و غیاب بیومتریکی (مانند تشخیص اثر انگشت یا چهره) است یک نوع سیستم بیومتریک محسوب می شود و تقریبا هیچ تفاوتی ندارند. تنها سیستمی مجهز به بیومتریک نیست که با دستگاه حضور و غیاب کار نمی کند و متکی به کامپیوتر و موبایل برای ثبت ورود و خروج کارمندان است. اگر چه حتی برخی از این سیستم ها نیز مجهز به اسکنر اثر انگشت یا تشخیص چهره هستند. سوال: آیا کاربرد دستگاه ساعتزنی در سیستم حضور و غیاب اجباری است؟ جواب: خیر. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند که کارمندان تنها از طریق کامپیوتر، گوشی همراه یا تلفن، ورود و خروج خود را ثبت کنند. عدم بکارگیری دستگاه ساعتزنی می تواند هزینه ها را کاهش دهد چرا که ممکن است از صدها تا هزاران دلار هزینه بردار باشند. سوال: آیا سیستم حضور و غیاب تنها برای شرکت هایی که کارمندان ساعتی دارد مناسب است؟ جواب: اگرچه بنظر می رسد سیستم حضور و غیاب مناسب شرکت هایی است که کارمندان ساعتی دارند، اما این سیستم برای شرکت هایی که ماهیانه به کارمندان حقوق می دهند نیز مفید است. همچنین این فناوری می تواند ساعات کار کارمندان را بر روی پروژه ای خاص پیگیری کند. همچنین کارمندان از قابلیت مدیریت PTO بهره میبرند. سوال: سیستم حضور و غیاب چگونه در مورد کارمندانی که خارج از اداره کار می کنند عمل می کند؟ جواب: این سیستم از ابزار جی. پی. اس برای کارمندانی که خارج از شرکت کار می کنند (پرسنل مأمور) استفاده می کند. برخی ازاین سیستم ها مجهز به Geofencing هستند و محدوده هایی را که کارمندان اجازه دارند ورود و خروجشان را ثبت کنند مشخص می کند. در حالیکه برخی از سیستم ها مجهز به Geolocation هستند و مکان دقیق کارمندان را هنگام شروع و اتمام کار ثبت می کند. سیستم حضور و غیاب با سیستم حقوق و دستمزد یکپارچه می شود و بدین صورت که به شما اجازه می دهد داده های حضور و غیاب را تنها با فشار یک دکمه به برنامه حقوق و دستمزد انتقال دهید. سوال: سیستم حضور و غیاب چگونه PTO را مدیریت می کند؟ جواب: یک سیستم حضور و غیاب، امکانات گوناگونی در زمینه مرخصی در اختیار شما قرار می دهد. این سیستم، مرخصی های دریافتی، استفاده شده و باقی مانده را از هر نوع که باشند (استحقاقی، استعلاجی یا...) محاسبه می کند. در برخی سیستم های حضور و غیاب مانند نرم افزار حضور و غیاب دنیای پردازش، این امکان وجود دارد که پرسنل مستقیما درخواست مرخصی خود را در سیستم وارد کنند و از سوی دیگر به مدیران امکان می دهد درخواستهای مرخصی را رد و یا تأیید کنند.